Tăng Năng Suất Với Phần Mềm Kiến Thức Miễn Phí

Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, những chiếc tủ hồ sơ truyền thống không còn đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp. Các giải pháp phần mềm hiện đại hiện cung cấp các phương pháp lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn, được minh họa bằng phần mềm quản lý kiến thức miễn phí tốt nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa áp dụng phương pháp này thì bây giờ là thời điểm hoàn hảo để tích hợp phần mềm quản lý kiến thức miễn phí. Ưu điểm là bạn có thể nhanh chóng thiết lập nguồn lực hợp lý, tiết kiệm chi phí cho nhân viên và khách hàng của mình.

Cơ sở kiến thức miễn phí là gì?

Cơ sở kiến thức miễn phí là một công cụ phần mềm được thiết kế để cung cấp câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi cho cả nhân viên và khách hàng, loại bỏ nhu cầu hỗ trợ từ bên ngoài. Hãy coi nó như một trung tâm trợ giúp tự phục vụ, hợp nhất các thông tin quan trọng — chẳng hạn như các biện pháp thực hành tốt nhất, bản tin kỹ thuật, mẹo và giải pháp thay thế — vào một kho lưu trữ tập trung. Loại phần mềm này cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp tiết kiệm chi phí để cung cấp các tùy chọn tự phục vụ, tạo điểm truy cập dễ dàng cho người dùng.

Hai loại cơ sở kiến thức

Cơ sở tri thức thường có hai dạng chính: bên trong và bên ngoài. Hãy khám phá từng chi tiết hơn.

Cơ sở kiến thức nội bộ

Phần mềm cơ sở tri thức nội bộ là điều cần thiết để nâng cao năng suất và đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh. Nó phục vụ như một nền tảng cộng tác để chia sẻ tất cả kiến thức và thông tin của công ty trong tổ chức, bao gồm cả nội dung dành riêng cho sử dụng nội bộ. Việc thiết lập nền tảng kiến thức nội bộ mang lại nhiều lợi ích:

1. Giảm chi phí giới thiệu: Bằng cách cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan cần thiết để có một khởi đầu liền mạch, cơ sở kiến thức sẽ hợp lý hóa các quy trình giới thiệu truyền thống tốn kém và tốn thời gian.

2. Giao tiếp và cộng tác nâng cao: Đóng vai trò là trung tâm lưu trữ và chia sẻ thông tin cần thiết, cơ sở kiến thức thúc đẩy giao tiếp và cộng tác được cải thiện trong tổ chức.

3. Tăng năng suất: Kho lưu trữ thông tin nội bộ có cấu trúc nâng cao hiệu quả tổng thể của công ty, cho phép nhân viên nhanh chóng tìm câu trả lời cho các truy vấn khẩn cấp mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ hoặc chờ phản hồi từ các đồng nghiệp bận rộn.

4. Giảm thiểu tình trạng xáo trộn kiến thức: Hoạt động như một kho lưu trữ kiến thức của tổ chức, cơ sở kiến thức đặc biệt có giá trị trong việc giảm thiểu tác động của việc luân chuyển nhân viên. Bằng cách lưu giữ những thông tin quan trọng của công ty, cơ sở kiến thức cho phép nhân viên mới nhanh chóng được tiếp nhận, đảm bảo sự đóng góp hiệu quả của họ ngay từ đầu.

Về bản chất, cơ sở tri thức nội bộ không chỉ hoạt động như một thư viện chứa cơ sở dữ liệu, tài liệu, thủ tục, tệp và chính sách kinh doanh mà còn trao quyền cho nhân viên tìm kiếm độc lập trong cơ sở tri thức, truy xuất các tệp hoặc thông tin liên quan.

Cơ sở kiến thức bên ngoài

Một báo cáo gần đây tiết lộ rằng hơn 80% doanh nghiệp dự đoán sẽ kết hợp tùy chọn tự phục vụ, với 2/3 chọn tùy chọn này làm hành động chính trước khi tìm kiếm sự hỗ trợ trực tiếp. Cơ sở kiến thức của Apple, với thông tin sản phẩm, phím tắt nhanh và thanh tìm kiếm, minh họa cho xu hướng này.

Cơ sở tri thức bên ngoài, còn được gọi là cơ sở tri thức hướng tới khách hàng, đóng vai trò là nền tảng nơi khách hàng có thể truy cập thông tin toàn diện về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Được cung cấp công khai và có thể dễ dàng khám phá trực tuyến, nó bao gồm các phần trợ giúp và tài liệu của các nền tảng phần mềm khác nhau. Những ưu điểm chính của cơ sở tri thức bên ngoài bao gồm:

1. Giảm chi phí hỗ trợ khách hàng: Bằng cách chuyển hướng các câu hỏi cơ bản, cơ sở kiến thức bên ngoài giảm đáng kể chi phí hỗ trợ khách hàng, giải phóng nguồn nhân lực có giá trị để xử lý các nhiệm vụ phức tạp.

2. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Trao quyền cho khách hàng tìm câu trả lời một cách độc lập sẽ thúc đẩy sự hài lòng và giữ chân cao hơn. Điều này thể hiện cam kết của bạn đối với dịch vụ khách hàng đồng thời trao quyền cho họ có thể tự cung tự cấp.

3. Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng: Khách hàng có thể truy cập thông tin ngay lập tức, loại bỏ nhu cầu tương tác kéo dài với dịch vụ khách hàng và mang lại trải nghiệm liền mạch và tích cực hơn.

4. Nâng cao nhận thức về thương hiệu: Nền tảng kiến thức được xây dựng tốt có thể thể hiện chuyên môn của bạn và tạo niềm tin với khách hàng tiềm năng.

Nhìn chung, cơ sở kiến thức bên ngoài đóng vai trò là công cụ mạnh mẽ để trao quyền cho khách hàng, giảm chi phí hỗ trợ và nâng cao nhận thức về thương hiệu. Nó thúc đẩy khả năng tự cung cấp và nâng cao trải nghiệm người dùng, cuối cùng góp phần vào thành công của doanh nghiệp.

Cả nền tảng kiến thức bên trong và bên ngoài đều giúp nâng cao khả năng tự cung tự cấp và tăng năng suất, biến chúng thành những khoản đầu tư có giá trị cho các công ty thuộc mọi quy mô.

Phần mềm quản lý tri thức là gì?

Phần mềm quản lý tri thức cho phép các công ty tập trung, tổ chức, truy cập và chia sẻ thông tin với nhân viên và khách hàng. Nó loại bỏ nhu cầu quản lý cấp cao xử lý các yêu cầu tốn thời gian thông qua các nền tảng như Slack hoặc email, giúp việc chia sẻ kiến thức trở nên hiệu quả và dễ tiếp cận hơn.

Phần mềm này cung cấp một nền tảng để điều chỉnh luồng thông tin và chuyên môn trong một tổ chức. Ví dụ: các công cụ như ChetsCRM cho phép tạo tài liệu quy trình nội bộ và bên ngoài, đảm bảo ứng dụng và chia sẻ kiến thức nhất quán. Những công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, sắp xếp và truy xuất thông tin mà cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài có thể truy cập được.

Với nhiều tùy chọn có sẵn, mỗi tùy chọn cung cấp các tính năng độc đáo, việc tìm ra giải pháp quản lý kiến thức lý tưởng đòi hỏi phải cân nhắc cẩn thận. Phần mềm quản lý kiến thức miễn phí mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng tiếp cận tăng cường, cộng tác nâng cao và cải tiến liên tục.

Các công ty được hưởng lợi từ phần mềm như vậy bằng cách truy cập trực tiếp vào trung tâm kiến thức tập trung, loại bỏ nhu cầu tìm kiếm dữ liệu từ các cá nhân cụ thể. Điều này thúc đẩy hiệu quả và hợp lý hóa giao tiếp. Để hiểu tầm quan trọng của phần mềm quản lý tri thức, hãy cùng khám phá lý do tại sao các công ty lại thấy giải pháp như vậy là không thể thiếu.

Tại sao nên chọn Phần mềm quản lý tri thức trong công ty của bạn?

Thông tin được tổ chức kém có thể dẫn đến quy trình làm việc chậm, giảm năng suất và khiến khách hàng không hài lòng. Khi có nhiệm vụ hoặc thắc mắc phát sinh, cả nhân viên và khách hàng đều cần nguồn tài nguyên nhanh chóng và dễ tìm kiếm để giải quyết nhiệm vụ một cách độc lập. Nếu không có điều này, hiệu quả làm việc sẽ bị ảnh hưởng và khách hàng có thể trở nên quá thất vọng khi tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Nhiều công cụ cơ sở tri thức có sẵn để giải quyết những thách thức này. Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn và nhu cầu cụ thể, bạn có thể gặp phải các nhiệm vụ về lợi tức đầu tư (ROI) và khả năng mở rộng khác nhau do các hạn chế về tính năng.

Dưới đây là một số cách mà phần mềm cơ sở kiến thức miễn phí có thể tăng thêm giá trị cho công ty của bạn:

1. Truy cập tập trung: Cung cấp nền tảng thống nhất, thân thiện với người dùng để các thành viên trong nhóm truy cập dữ liệu quan trọng bất cứ lúc nào. Nó hoạt động như một trung tâm chính để lưu trữ, tổ chức, truy xuất và chia sẻ các tài liệu kiến thức trong nội bộ và bên ngoài với các nhà tư vấn, người làm việc tự do và khách hàng. Bằng cách hợp nhất nền tảng kiến thức bên trong và bên ngoài, doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ sự nhầm lẫn và nâng cao năng suất thông qua một nền tảng hợp lý.

2. Chức năng Tìm kiếm Trực quan: Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ cho phép người dùng tìm kiếm thông tin dễ dàng bằng cách sử dụng từ khóa, thẻ, v.v. Cơ sở kiến thức cũng có thể chủ động đưa ra thông tin liên quan dựa trên ngữ cảnh của người dùng.

3. Thu thập dữ liệu toàn diện: Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các luồng Google Docs và Slack, tạo ra một kho lưu trữ tập trung giúp đơn giản hóa việc chia sẻ kiến thức giữa các phòng ban.

4. Kiến thức tổng hợp: ChetsCRM tổng hợp kiến thức từ nhiều nguồn vào một nền tảng, cho phép nhân viên và khách hàng dễ dàng tìm ra giải pháp.

5. Đào tạo và giới thiệu hiệu quả: Hợp lý hóa quy trình đào tạo và giới thiệu, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Các công ty có thể lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu đào tạo với nhân viên mới bằng phần mềm quản lý kiến thức, đảm bảo việc truy xuất dễ dàng. Điều này giúp việc đào tạo nhanh hơn và dễ dàng hơn, trao quyền cho nhân viên mới để giải quyết các thách thức một cách độc lập.

6. Cải thiện sự hợp tác của nhóm: Đảm bảo mọi bộ phận đều có quyền truy cập vào thông tin chính xác và cập nhật nhất của công ty, ngăn không cho bất kỳ ai bị bỏ lại phía sau hoặc không có thông tin đầy đủ. Điều này thúc đẩy các dự án hợp tác tiến lên với hiệu quả cao hơn.

7. Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Loại bỏ nhu cầu nhân viên tìm kiếm tài liệu bị mất trong các kênh như Slack hoặc email. Phần mềm cung cấp một cách thuận tiện để truy cập các tài liệu quan trọng, tiết kiệm cả thời gian và nguồn lực.

8. Thông tin chuyên sâu về hiệu suất: Cung cấp thông tin chuyên sâu về cách nhân viên và khách hàng sử dụng nền tảng kiến thức. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để xác định xu hướng, sửa đổi nội dung và cải thiện chiến lược kiến thức tổng thể của mình.

9. Khả năng tiếp cận và tích hợp: ChetsCRM loại bỏ các rào cản thông tin đối với lực lượng lao động của bạn, thúc đẩy khả năng tiếp cận phổ biến những kiến thức cần thiết. Người dùng có thể tích hợp liền mạch thông tin vào quy trình làm việc của họ và truy cập thông tin đó từ bất kỳ vị trí nào thông qua các công cụ tìm kiếm trực quan.

10. Dịch vụ khách hàng nâng cao: Giúp khách hàng tự phục vụ dễ dàng hơn bằng cách làm cho các tài liệu liên quan có thể truy cập dễ dàng. Điều này làm giảm thời gian phản hồi của dịch vụ khách hàng, cho phép người đại diện tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp cần hỗ trợ cá nhân hóa.

11. Giảm khối lượng dịch vụ khách hàng: Giảm thiểu lượng phiếu hỗ trợ bằng cách sử dụng các công cụ cơ sở kiến thức miễn phí, cho phép các đại lý tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp và tốn thời gian.

12. Tăng cường giữ chân khách hàng: Cung cấp cho khách hàng nguồn thông tin đáng tin cậy để giải quyết nhiệm vụ một cách độc lập, nuôi dưỡng lòng trung thành và tăng khả năng tiếp tục sử dụng.

13. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Giảm giao tiếp qua lại bằng cách lưu trữ các tài liệu thích hợp trong phần mềm quản lý kiến thức, nâng cao sự hài lòng chung của khách hàng.

Các tính năng chính của Phần mềm quản lý kiến thức miễn phí

Mặc dù việc điều chỉnh tìm kiếm của bạn theo nhu cầu cụ thể của công ty bạn là rất quan trọng nhưng một số tính năng cốt lõi lại không thể thiếu đối với bất kỳ phần mềm quản lý kiến thức mạnh mẽ nào. Những công cụ cơ bản này có thể nâng cao đáng kể khả năng tiếp cận thông tin và tổ chức, cuối cùng là trao quyền cho nhóm của bạn.

1. Giao diện trực quan: Giao diện thân thiện với người dùng thúc đẩy sự tương tác tích cực, tránh lãng phí thời gian và công sức thông qua thiết kế trực quan và hấp dẫn.

2. Công cụ tìm kiếm hiệu quả: Công cụ tìm kiếm của cơ sở kiến thức đóng vai trò là nền tảng, định hình mọi tương tác của người dùng. Chức năng tìm kiếm hiệu quả và trực quan là rất quan trọng để nhanh chóng trích xuất thông tin liên quan, bất kể lỗi chính tả hoặc rào cản ngôn ngữ.

3. Tổ chức nội dung có cấu trúc: Cho phép thu thập và sắp xếp nội dung một cách có hệ thống, đảm bảo điều hướng dễ dàng và trình bày nhất quán trong toàn bộ nội dung.

4. Theo dõi các thay đổi về tính minh bạch và kiểm soát: Cho phép người dùng truy xuất các phiên bản trước của bài viết và khôi phục nội dung ban đầu, thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

5. Tổ chức phù hợp: Trao quyền cho bạn để cá nhân hóa môi trường thông tin của mình, điều chỉnh nó một cách liền mạch với nhu cầu riêng của tổ chức và kỳ vọng của người dùng.

6. Khả năng tích hợp: Hỗ trợ tích hợp bên thứ ba hoặc tích hợp sẵn, cho phép cộng tác hợp lý với các phần mềm và nền tảng khác được sử dụng trong tổ chức.

7. Phân phối kiến thức hợp lý: Đơn giản hóa việc truy xuất thông tin, giảm thiểu gánh nặng liên lạc và đảm bảo cập nhật nhanh chóng và chính xác cho tất cả người dùng.

8. Thông tin chi tiết và báo cáo phân tích: Cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích toàn diện, tiết lộ thông tin chi tiết có giá trị về các số liệu chính như lượt xem trang, mức độ phổ biến của bài viết và cụm từ tìm kiếm được sử dụng trong cơ sở kiến thức.

9. Chức năng của Mẫu: Các mẫu bài viết được tạo sẵn giúp đẩy nhanh quá trình tạo nội dung và đảm bảo định dạng có cấu trúc, nhất quán cho các bài viết và tài nguyên.

10. Thu thập thông tin đầu vào của người dùng: Cung cấp các công cụ để thu thập phản hồi của người dùng, bao gồm các nút phản hồi, hệ thống xếp hạng, phần nhận xét, khảo sát khách hàng, biểu mẫu phản hồi và các tiện ích động.

11. Cài đặt quyền: Cho phép quản trị viên xác định cấp độ truy cập cho từng người dùng, đảm bảo chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có quyền xem, sửa đổi hoặc xóa tài liệu.

12. Khả năng mở rộng: Dễ dàng mở rộng, cho phép các tổ chức duy trì hiệu quả và chức năng của mình trong khi mở rộng.

ChetsCRM có thể giúp doanh nghiệp hoặc công ty của bạn bằng cơ sở kiến thức miễn phí như thế nào?

Trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, việc có một nền tảng kiến thức vững chắc là rất quan trọng để mọi tổ chức hoạt động hiệu quả. ChetsCRM cung cấp giải pháp cơ sở kiến thức miễn phí có thể mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp hoặc công ty của bạn. Bài viết này sẽ khám phá cách nền tảng kiến thức miễn phí của ChetsCRM có thể giúp hợp lý hóa hoạt động, cải thiện dịch vụ khách hàng và nâng cao năng suất tổng thể.

1. Kho lưu trữ thông tin tập trung

Cơ sở tri thức hoạt động như một kho lưu trữ tập trung, nơi lưu trữ tất cả thông tin cần thiết. Giải pháp của ChetsCRM đảm bảo rằng tất cả dữ liệu doanh nghiệp của bạn, bao gồm Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn khắc phục sự cố và tài liệu quy trình, đều có thể truy cập dễ dàng từ một địa điểm. 

2. Hỗ trợ khách hàng được cải thiện

Nền tảng kiến thức của ChetsCRM có thể nâng cao đáng kể các dịch vụ hỗ trợ khách hàng của bạn. Bằng cách cung cấp quyền truy cập tức thì vào thông tin liên quan, nhân viên hỗ trợ có thể giải quyết các nhiệm vụ của khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn. 

3. Tăng cường đào tạo và giới thiệu nhân viên

Cơ sở kiến thức là một công cụ tuyệt vời để đào tạo nhân viên mới và đảm bảo họ có tất cả thông tin cần thiết để bắt kịp tốc độ. Cơ sở kiến thức miễn phí của ChetsCRM có thể hỗ trợ những người mới tuyển dụng truy cập vào tài liệu đào tạo, chính sách của công ty và tài liệu dành riêng cho công việc ở một nơi. Nhân viên có thể cập nhật liên tục kiến thức của mình bằng cách truy cập những thông tin, cập nhật mới nhất.

4. Tăng năng suất

Bằng cách cung cấp khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và dễ dàng, cơ sở kiến thức của ChetsCRM có thể tăng năng suất tổng thể trong tổ chức của bạn. Nhân viên dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào nhiệm vụ của mình. Nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin mình cần mà không lãng phí thời gian. Với tất cả thông tin cần thiết có sẵn, nhiệm vụ có thể được hoàn thành hiệu quả hơn. Việc tiếp cận thông tin chính xác và nhất quán giúp giảm khả năng xảy ra sai sót.

5. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Nền tảng kiến thức của ChetsCRM được thiết kế để phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, giải pháp đều có thể mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của bạn. Tổ chức cơ sở kiến thức của bạn theo cách phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn. Thêm thông tin mới và cập nhật nội dung hiện có khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

6. Giải pháp hiệu quả về chi phí

Triển khai cơ sở kiến thức miễn phí từ ChetsCRM là một cách tiết kiệm chi phí để quản lý thông tin doanh nghiệp của bạn. Nó loại bỏ nhu cầu về các giải pháp phần mềm đắt tiền và giảm chi phí liên quan đến quản lý thông tin. Là một giải pháp miễn phí, cơ sở kiến thức của ChetsCRM tiết kiệm chi phí cấp phép phần mềm vì ChetsCRM cung cấp bản dùng thử miễn phí 1 năm cho tối đa 5 người dùng.

Phần kết luận

Việc áp dụng phần mềm quản lý tri thức miễn phí là một bước đi chiến lược của các doanh nghiệp nhằm tăng năng suất và hợp lý hóa hoạt động. Cơ sở kiến thức nội bộ nâng cao hiệu quả của nhân viên, giảm chi phí đào tạo và cải thiện giao tiếp. Cơ sở kiến thức bên ngoài cải thiện sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí hỗ trợ và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng bằng cách cung cấp các tùy chọn tự phục vụ tức thì. Các công cụ như ChetsCRM cung cấp chức năng tìm kiếm trực quan, tích hợp liền mạch và thu thập dữ liệu toàn diện, giúp việc quản lý thông tin trở nên hiệu quả và dễ tiếp cận hơn. Bằng cách tích hợp các giải pháp này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, hiệu quả hoạt động và nâng cao sự hài lòng cho cả nhân viên và khách hàng. Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để tận dụng những lợi ích mang tính biến đổi này.

Cơ sở kiến thức miễn phí của ChetsCRM là một công cụ vô giá cho bất kỳ doanh nghiệp hoặc công ty nào muốn cải thiện việc quản lý thông tin, nâng cao dịch vụ khách hàng và tăng năng suất tổng thể. Tận dụng sức mạnh của nền tảng kiến thức của ChetsCRM để thay đổi cách bạn quản lý và sử dụng thông tin, đồng thời chứng kiến doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ. Vì vậy, hãy đăng ký ngay hôm nay tại www.chetscrm.com và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.