12 Competenze Essenziali Di Gestione Dei Progetti Per I Project Manager

Con la rapida evoluzione del panorama della gestione dei progetti, il possesso di un insieme unico di competenze vitali per la gestione dei progetti è diventato indispensabile per raggiungere il successo. Un project manager deve possedere abilità specifiche per supervisionare efficacemente i progetti dall'inizio alla fine.

L'importanza di coltivare queste competenze è sottolineata dalle proiezioni che indicano che, entro il 2027, la domanda di professionisti competenti nella gestione dei progetti aumenterà di 87,7 milioni. Inoltre, una ricerca del Project Management Institute suggerisce che i progetti hanno il 40% di probabilità in più di prosperare quando i manager possiedono le competenze fondamentali di project management.

Per coloro che puntano a un percorso affidabile verso il successo, dare priorità all'acquisizione e al perfezionamento di queste competenze è fondamentale nel 2024. Analizziamo ogni singola competenza ed esploriamo le strategie per padroneggiarle.

Le 12 competenze essenziali per la gestione dei progetti nel 2024

1. La leadership

Il concetto di leadership si è evoluto in modo significativo nel corso del tempo, e giustamente, poiché svolge un ruolo cruciale nel raggiungimento degli obiettivi di progetto in modo efficace. La leadership è una delle competenze chiave per la gestione dei progetti, essenziale per ogni aspirante project manager.

Un project manager esperto, con uno stile di leadership appropriato, sa come guidare e ispirare un team, allineandolo agli obiettivi strategici del progetto. Possiede la capacità di valutare le situazioni in modo completo e di prendere decisioni ben informate quando necessario.

Un vero leader funge da supporto primario per il proprio team in ogni momento, agendo come forza coesiva che lo tiene unito sia nelle circostanze favorevoli che in quelle difficili. Sa riconoscere i momenti opportuni per motivare il team e per responsabilizzarlo, tenendo conto dei requisiti specifici del progetto.

2. La comunicazione

Tra le competenze fondamentali della gestione dei progetti, la comunicazione efficace è di primaria importanza. I project manager esperti possiedono la capacità di discernere con precisione le informazioni da comunicare e i mezzi più adatti per farlo. Una comunicazione forte getta le basi per relazioni solide all'interno del team di progetto.

È evidente che la mancanza di capacità di comunicare in modo efficace vi pone in una posizione di svantaggio fin dall'inizio. È essenziale padroneggiare l'arte di trasmettere la propria visione, gli obiettivi e le direttive necessarie per responsabilizzare il team.

Un principio guida è quello di essere articolati, chiari e diretti nelle comunicazioni con i membri del team. Inoltre, il linguaggio utilizzato è molto importante. Sebbene il gergo del settore sia comune, è fondamentale comunicare in modo che i membri del team possano capire e agire facilmente.

3. Organizzazione

Le capacità organizzative sono indispensabili per raggiungere il successo, sia in ambito professionale che personale. La padronanza dell'organizzazione consente di eccellere gestendo efficacemente e dando priorità a diversi compiti complessi, assicurandone l'esecuzione senza intoppi.

In qualità di project manager, è vostra responsabilità evitare il caos all'interno del vostro team e alleviare qualsiasi sensazione di sovraccarico causata dal carico di lavoro. Un aspetto cruciale dell'organizzazione consiste nel documentare meticolosamente tutte le informazioni pertinenti per riferimenti futuri.

Un suggerimento utile è quello di iniziare a coltivare abitudini organizzative personali, magari utilizzando un'applicazione per gli elenchi di cose da fare. Una volta poste queste basi, gli altri aspetti dell'organizzazione seguiranno gradualmente l'esempio.

4. Gestione del team

Un'efficace gestione del team è parte integrante del successo dei progetti ed è un'abilità vitale per la gestione dei progetti che merita attenzione se si aspira a dare l'esempio.

Unire un team con obiettivi condivisi non è un'impresa facile. Un project manager esperto possiede la capacità di guidare il team in una direzione coesa, garantendo l'allineamento tra le aspirazioni individuali e gli obiettivi organizzativi.

La delega responsabile, l'abile risoluzione dei conflitti e l'accurata valutazione delle prestazioni costituiscono la pietra angolare di una gestione esemplare del team. Inoltre, un segno distintivo di un project manager di successo è l'impegno a valutare e coltivare nel tempo le capacità di ciascun membro del team per raggiungere il suo massimo potenziale.

5. Gestione del tempo

Secondo le parole di William Penn, "Il tempo è ciò che desideriamo di più, ma che usiamo peggio". La gestione del tempo, come evidenziato da Penn, è un'abilità che sfugge a molti, ma che è ritenuta essenziale per i project manager.

Data la presenza di scadenze in ogni progetto e di numerosi compiti da svolgere in tempi limitati, una gestione efficace del tempo inizia con la definizione delle priorità. È fondamentale stabilire una solida tabella di marcia del progetto e rispettare diligentemente queste scadenze per tutto il ciclo di vita del progetto.

La prioritizzazione dei compiti deve essere allineata con la struttura di ripartizione del lavoro (WBS), fornendo una chiara tabella di marcia delle attività da intraprendere nel corso della durata del progetto. Padroneggiando la gestione del tempo, la produttività del vostro team subirà un notevole incremento, migliorando direttamente le prestazioni complessive.

6. Pensiero critico/risoluzione dei compiti

L'impiego di un approccio metodico alla risoluzione dei compiti porta costantemente a risultati favorevoli. Il pensiero critico è un'abilità intramontabile per i project manager, che garantisce la sua rilevanza in tutte le epoche. Prima di elaborare soluzioni, è essenziale la capacità di valutare i pro e i contro associati alle varie opzioni, consentendo la formulazione di strategie ottimali per affrontare le sfide.

Le sorprese sono raramente ben accette negli scenari di progetto (tranne, forse, per i compleanni), il che sottolinea l'importanza di valutare preventivamente le situazioni per elaborare piani di emergenza quando necessario.

Se vi sentite privi di pensiero critico o di capacità di risolvere i compiti, non temete! Ci sono molte opportunità per migliorare queste abilità, sia attraverso corsi formali che sfruttando le risorse online per ottenere approfondimenti su come affrontare queste sfide in modo efficace.

7. Coaching

Nel campo della gestione dei team, il coaching svolge un ruolo simile a quello che la gestione dei team svolge per la produttività: è un'abilità fondamentale nella gestione dei progetti. Spesso le organizzazioni estendono le opportunità di coaching ai propri dipendenti, indipendentemente dalla loro anzianità o posizione, con l'obiettivo di promuovere la crescita e il miglioramento personale.

Il coaching comprende un ampio spettro di competenze per i project manager. Gli esperti suggeriscono che le aziende che incorporano una cultura del coaching, spesso con l'assistenza di specialisti esterni, dimostrano prestazioni eccezionali. Questo insieme di competenze racchiude un delicato equilibrio tra compostezza, produttività, gestione del team, tutoraggio, mentoring e consulenza.

Visto da diverse prospettive, il coaching si distingue come abilità fondamentale per la gestione dei progetti. Se eseguito in modo efficace, ha il potenziale di elevare le risorse umane al massimo delle loro capacità. Se le abilità di coaching non sono state integrate nel vostro kit di strumenti per la gestione dei progetti, avviare una conversazione con il vostro supervisore al riguardo potrebbe produrre risultati positivi per tutte le parti coinvolte.

8. Scrittura tecnica

In ambito aziendale, la scrittura tecnica è l'arte di trasmettere informazioni complesse in modo chiaro e comprensibile. Tuttavia, questo è solo un aspetto della scrittura tecnica. Nell'ambito delle competenze di gestione dei progetti, la scrittura tecnica implica la creazione di contenuti efficaci e di alta qualità per facilitare il completamento tempestivo dei compiti.

Considerate lo sviluppo di competenze di scrittura tecnica per voi stessi o per l'intero team per fissare le date di rilascio dei prodotti, diffondere i promemoria, delineare i potenziali risultati e altro ancora. L'ambito della scrittura tecnica si estende oltre i confini fisici delle organizzazioni, soprattutto quando i project manager devono comunicare gli aggiornamenti a soggetti esterni.

Ad esempio, se un'azienda deve annunciare un ritardo imprevisto nel lancio del suo attesissimo software di gestione delle attività, si affiderà a un technical writer per questo compito. Si tratta di delegare i compiti con un'attenzione meticolosa ai dettagli e di produrre risultati chiari e informativi.

9. Essere esperti di tecnologia

Se un project manager non ha una buona capacità di adattamento alla tecnologia, le sue prestazioni lavorative potrebbero risentirne. Essere abili con la tecnologia riduce anche la dipendenza da pochi specialisti tecnologici. Per esempio, i project manager non hanno bisogno di affidarsi a specifici esperti tecnologici quando questi non sono disponibili o in situazioni di emergenza.

Inoltre, il possesso di conoscenze tecnologiche è considerato un'abilità cruciale nella gestione dei progetti per chi cerca una produttività efficiente. Rimanendo al passo con le ultime tecnologie utilizzate in tutto il reparto, si possono attenuare le potenziali insidie nella tempistica di un progetto.

A volte, abbracciare le tendenze tecnologiche attuali può dare risultati notevoli se i project manager sanno come adattarsi. Le organizzazioni che resistono al cambiamento o non aggiornano la propria tecnologia spesso incontrano difficoltà nel completare efficacemente i compiti. In definitiva, essere esperti di tecnologia permette di lavorare in modo più intelligente anziché più difficile nel lungo periodo!

10. Recupero dei progetti

In breve, gli sforzi di recupero dei progetti diventano essenziali quando i progetti cruciali subiscono ritardi o battute d'arresto significative. In mezzo a queste sfide, i manager di alto livello possono ricorrere all'assistenza esterna per soddisfare le richieste dei clienti, sottolineando l'urgenza della situazione.

Nonostante i progressi della tecnologia e delle pratiche di gestione dei progetti, il fallimento dei progetti rimane una triste realtà. Una recente indagine di "PM Solutions" ha rivelato che molte organizzazioni hanno subito perdite per circa 74 milioni di dollari a causa di fallimenti di progetti. L'applicazione tempestiva delle competenze di recupero dei progetti avrebbe potuto mitigare tali perdite finanziarie.

Il recupero di un progetto comporta una serie di strategie diverse, che richiedono al project manager influenza, adattabilità e una comprensione completa dei potenziali risultati. In definitiva, il successo o il fallimento di un progetto dipende spesso dalle capacità del project manager. Sebbene le perdite passate non possano essere cancellate, lo sviluppo di una solida strategia di recupero del progetto può prevenire future battute d'arresto e portare al successo finale.

11. Capacità di reporting e di visualizzazione

Forse vi sorprenderà, ma la gestione dei progetti ha origini antiche che risalgono ai tempi degli antichi Egizi, dove la supervisione della costruzione di enormi piramidi richiedeva un'attenzione meticolosa ai dettagli. Come si otteneva il posizionamento di ogni mattone e la collaborazione efficace degli individui dell'età della pietra? La risposta sta nelle capacità di visualizzazione e di reporting.

La visualizzazione delle risorse per tutta la durata del progetto può snellire le operazioni e ridurre le difficoltà inutili per i membri del team. Inoltre, quando un progetto esce dai binari o mostra segni di potenziale fallimento, la raccolta e la rendicontazione dei risultati diventano imperative.

Sia l'inizio che l'esecuzione dei progetti si basano molto sul reporting. Il successo dei progetti su larga scala dipende dalla perfetta integrazione di visualizzazione e reporting. Queste competenze professionali si completano a vicenda e sono diventate componenti indispensabili della gestione dei progetti.

Per migliorare le capacità di reporting e di visualizzazione è possibile rivolgersi a specialisti del settore. Molte organizzazioni si rivolgono a questi professionisti perché facciano da mentori ai project manager che supervisionano vari progetti, riconoscendo il valore che essi apportano al miglioramento delle competenze.

12. Pianificazione strategica

La pianificazione strategica, un'iterazione evoluta della pianificazione di progetto, offre ai project manager e ai program manager una visione globale. È una competenza fondamentale nella gestione dei programmi, che orienta la distribuzione delle risorse e la coerenza degli obiettivi. La pianificazione strategica comporta una riflessione approfondita per realizzare l'intero programma, dando priorità alle risorse e alle finanze. I responsabili dei programmi si destreggiano tra numerosi progetti contemporaneamente, il che richiede abilità nel riconoscere e affrontare gli ostacoli organizzativi. 

L'abilità nella pianificazione strategica e la flessibilità sono essenziali, poiché concentrarsi solo sui singoli progetti può compromettere l'efficacia complessiva. Sebbene la comprensione di metodologie come il metodo del percorso critico sia fondamentale, la padronanza della pianificazione strategica richiede un'ampia esperienza che va al di là della certificazione fondamentale di project management.

Conclusione

La padronanza delle 12 competenze essenziali di project management sopra descritte è fondamentale per i project manager che si trovano a navigare nel panorama in continua evoluzione della gestione dei progetti. Con l'aumento della domanda di professionisti qualificati, la necessità di queste competenze diventa ancora più evidente. Dalla leadership e dalla comunicazione efficace alla pianificazione strategica e alla competenza tecnica, ogni competenza svolge un ruolo cruciale nel garantire il successo del progetto. Dando priorità all'acquisizione e al perfezionamento di queste competenze, i project manager possono migliorare la loro capacità di affrontare le sfide, ottimizzare le prestazioni del team e portare a termine con successo i progetti. L'adozione di opportunità di apprendimento e sviluppo continuo, compresa la consultazione di specialisti del settore, è fondamentale per rimanere all'avanguardia nel dinamico campo della gestione dei progetti.