12 Základních Dovedností Projektového Managementu Pro Projektové Manažery

Vzhledem k tomu, že se prostředí projektového řízení rychle vyvíjí, je pro dosažení úspěchu projektu nezbytné mít jedinečný soubor zásadních dovedností v oblasti projektového řízení. Projektový manažer musí mít specializované schopnosti, aby mohl efektivně dohlížet na projekty od jejich vzniku až po dokončení.

Význam pěstování těchto dovedností podtrhují prognózy, podle nichž do roku 2027 vzroste poptávka po odbornících na projektové řízení o 87,7 milionu. Z výzkumu Project Management Institute navíc vyplývá, že projekty mají o 40 % větší šanci na úspěch, pokud manažeři disponují základními dovednostmi v oblasti projektového řízení.

Pro ty, kteří usilují o spolehlivou cestu k úspěchu, je v roce 2024 prvořadé upřednostnit získávání a zdokonalování těchto dovedností. Pojďme se věnovat každé dovednosti zvlášť a prozkoumat strategie pro jejich zvládnutí.

12 základních dovedností projektového řízení v roce 2024

1. Vedení lidí

Pojem vedení se v průběhu času výrazně vyvinul, a to zcela oprávněně, neboť hraje klíčovou roli při efektivním dosahování cílů projektu. Vedení vystupuje jako jedna z klíčových dovedností projektového řízení, která je nezbytná pro každého začínajícího projektového manažera.

Zkušený projektový manažer s vhodným stylem vedení rozumí tomu, jak vést a inspirovat tým a sladit jej se strategickými cíli projektu. Má schopnost komplexně vyhodnotit situaci a v případě potřeby učinit fundované rozhodnutí.

Skutečný vedoucí slouží svému týmu za všech okolností jako hlavní opora a působí jako soudržná síla, která udržuje tým jednotný za příznivých i náročných okolností. Dokáže rozpoznat vhodné okamžiky pro motivaci týmu i pro jeho vedení k odpovědnosti, a to vše s ohledem na konkrétní požadavky projektu.

2. Komunikace

Mezi základními dovednostmi při řízení projektů vyniká především efektivní komunikace. Zkušení projektoví manažeři mají schopnost přesně rozeznat, jaké informace je třeba sdělit, a nejvhodnější prostředky, jak to udělat. Silná komunikace vytváří základ pro pevné vztahy v rámci projektového týmu.

Je to samozřejmé - nedostatek schopnosti efektivně komunikovat vás od začátku znevýhodňuje. Zvládnutí umění sdělit svou vizi, cíle a nezbytné směrnice pro posílení týmu je nezbytné.

Hlavní zásadou je být v komunikaci se členy týmu výstižný, jasný a přímý. Kromě toho významně záleží na použitém jazyce. I když je oborový žargon běžný, je zásadní komunikovat tak, aby mu členové týmu snadno rozuměli a mohli podle něj jednat.

3. Organizace

Mít organizační schopnosti je nepostradatelné pro dosažení úspěchu, ať už ve vašem profesním úsilí, nebo v osobních záležitostech. Zvládnutí organizace vám umožní vyniknout tím, že budete efektivně řídit a určovat priority různých složitých úkolů a zajišťovat jejich hladké plnění.

Jako projektový manažer jste zodpovědní za to, abyste zabránili chaosu ve svém týmu a zmírnili případný pocit zahlcení způsobený pracovní zátěží. Klíčovým aspektem organizovanosti je pečlivé dokumentování všech relevantních informací pro budoucí použití.

Užitečným doporučením je začít si pěstovat osobní organizační návyky, třeba pomocí aplikace na tvorbu seznamů úkolů. S tímto základem budou postupně následovat další aspekty organizace.

4. Řízení týmu

Efektivní řízení týmu je nedílnou součástí úspěšné realizace projektů a je důležitou dovedností projektového managementu, které je třeba věnovat pozornost, pokud usilujete o to, abyste šli příkladem.

Sjednotit tým se společnými cíli není snadné. Zkušený projektový manažer disponuje schopností řídit tým soudržným směrem a zajistit soulad mezi individuálními aspiracemi a cíli organizace.

Základem příkladného vedení týmu je zodpovědné delegování, obratné řešení konfliktů a důkladné hodnocení výkonu. Kromě toho je charakteristickým znakem úspěšného projektového manažera jeho odhodlání hodnotit a rozvíjet schopnosti každého člena týmu tak, aby byl v průběhu času plně využit jeho potenciál.

5. Řízení času

Slovy Williama Penna: "Čas je to, co nejvíc chceme, ale co nejhůř využíváme.". Řízení času, jak zdůraznil Penn, je dovednost, která mnohým uniká, ale pro projektové manažery je považována za zásadní.

Vzhledem k přítomnosti termínů v každém projektu spolu s množstvím úkolů, které je třeba splnit v omezeném časovém rámci, začíná efektivní řízení času stanovením priorit úkolů. Zásadní je stanovit pevný časový plán projektu a tyto termíny po celou dobu jeho trvání pečlivě dodržovat.

Stanovení priorit úkolů by mělo být v souladu se strukturou rozpisu prací (WBS), která poskytuje jasný plán činností, jež mají být provedeny během trvání projektu. Zvládnutím řízení času se výrazně zvýší produktivita vašeho týmu, což přímo podpoří jeho celkovou výkonnost.

6. Kritické myšlení/řešení úkolů

Uplatňování metodického přístupu k řešení úkolů důsledně vede k příznivým výsledkům. Kritické myšlení vyniká jako nadčasová dovednost projektových manažerů, která zajišťuje relevanci napříč všemi epochami. Před navržením řešení je zásadní schopnost posoudit výhody a nevýhody spojené s různými možnostmi, což umožňuje formulovat optimální strategie řešení úkolů.

Překvapení jsou v projektových scénářích málokdy vítána (snad s výjimkou narozenin), což podtrhuje důležitost preventivního vyhodnocování situací, aby bylo možné v případě potřeby preventivně vypracovat krizové plány.

Pokud máte pocit, že vám chybí kritické myšlení nebo schopnost řešit úkoly, nezoufejte! Existuje dostatek příležitostí, jak tyto dovednosti zlepšit, ať už prostřednictvím formálních kurzů, nebo využitím online zdrojů, které vám pomohou získat náhled na efektivní zvládání těchto úkolů.

7. Koučování

V oblasti řízení týmů hraje koučování podobnou roli jako řízení týmů v oblasti produktivity - slouží jako základní dovednost při řízení projektů. Organizace často rozšiřují možnosti koučování na své zaměstnance bez ohledu na jejich senioritu nebo pozici s cílem podpořit osobní růst a zlepšování.

Koučování zahrnuje široké spektrum dovedností projektových manažerů. Odborníci naznačují, že společnosti, které zahrnují kulturu koučování, často s pomocí externích odborníků, vykazují výjimečné výsledky. Tento soubor dovedností ztělesňuje křehkou rovnováhu mezi vyrovnaností, produktivitou, řízením týmu, doučováním, mentoringem a poradenstvím.

Nahlíženo z různých úhlů pohledu, koučování vystupuje jako klíčová dovednost projektového managementu. Pokud je prováděn efektivně, má potenciál pozvednout lidské zdroje na maximum jejich schopností. Pokud jste dovednost koučování dosud nezařadili do svého souboru nástrojů pro řízení projektů, zahájení rozhovoru s nadřízeným na toto téma by mohlo přinést pozitivní výsledky pro všechny zúčastněné.

8. Technické psaní

V obchodním kontextu slouží technické psaní jako umění předávat náročné informace jasným a srozumitelným způsobem. Jedná se však pouze o jeden z aspektů technického psaní. V rámci oblasti dovedností projektového řízení zahrnuje technické psaní vytváření efektivního a kvalitního obsahu, který usnadňuje včasné dokončení úkolů.

Zvažte rozvoj dovedností technického psaní pro sebe nebo pro celý svůj tým, abyste se mohli zaměřit na termíny vydání produktu, šířit poznámky, nastínit potenciální výsledky a další. Rozsah technického psaní přesahuje fyzické hranice organizací, zejména když projektoví manažeři potřebují sdělovat aktualizace externím stranám.

Pokud například společnost potřebuje oznámit nepředvídané zpoždění uvedení svého velmi očekávaného softwaru pro správu úkolů, bude se při tomto úkolu spoléhat na technického spisovatele. Jde o to delegovat úkoly s pečlivou pozorností k detailům a vytvářet výstupy, které jsou jasné a informativní.

9. Být technicky zdatný

Pokud projektový manažer postrádá odolnost vůči technologiím, jeho pracovní výkon může nakonec utrpět. Být zběhlý v technologiích také snižuje závislost na několika vybraných technických specialistech. Projektoví manažeři se například nemusí ve velké míře spoléhat na konkrétní technické odborníky, pokud nejsou k dispozici nebo v mimořádných situacích.

Kromě toho je technologická zdatnost považována za klíčovou dovednost projektového managementu pro ty, kteří usilují o efektivní produktivitu. Tím, že budete mít přehled o nejnovějších technologiích používaných v celém oddělení, lze zmírnit potenciální úskalí v rámci časového plánu projektu.

Přijetí současných technologických trendů může občas přinést pozoruhodné výsledky, pokud se projektoví manažeři umí přizpůsobit. Organizace, které se brání změnám nebo neaktualizují své technologie, se často potýkají s úkoly při efektivním plnění úkolů. Nakonec, být technicky zdatný umožňuje v dlouhodobém horizontu pracovat chytřeji než tvrději!

10. Obnova projektu

Stručně řečeno, úsilí o obnovu projektu se stává nezbytným, když se klíčové projekty potýkají s výrazným zpožděním nebo neúspěchem. Uprostřed takových úkolů se mohou špičkoví manažeři uchýlit k externí pomoci, aby splnili požadavky klienta, což zdůrazňuje naléhavost situace.

Navzdory technologickému pokroku a postupům projektového řízení zůstává neúspěch projektu střízlivou realitou. Nedávný průzkum společnosti "PM Solutions" odhalil, že mnoho organizací utrpělo v důsledku neúspěchu projektu ztráty ve výši přibližně 74 milionů dolarů. Včasné uplatnění dovedností v oblasti obnovy projektů mohlo tyto finanční ztráty zmírnit.

Obnova projektu zahrnuje různorodou škálu strategií, které vyžadují, aby měl projektový manažer vliv, schopnost přizpůsobit se a komplexně chápal možné výsledky. Úspěch či neúspěch projektu nakonec často závisí na schopnostech projektového manažera. Ačkoli minulé ztráty nelze vrátit zpět, vytvoření důkladné strategie obnovy projektu může zabránit budoucím neúspěchům a vést k případnému úspěchu.

11. Dovednosti v oblasti reportingu a vizualizace

Možná vás to překvapí, ale projektové řízení má prastarý původ sahající až do dob starých Egypťanů, kde dohled nad stavbou mohutných pyramid vyžadoval pečlivou pozornost k detailům. Jak se dosahovalo rozmístění každé cihly a efektivní spolupráce jednotlivců z doby kamenné? Odpověď se skrývá ve vizualizaci a dovednostech podávání zpráv.

Vizualizace zdrojů po celou dobu trvání projektu může zefektivnit činnost a zmírnit zbytečné úkoly členů týmu. Navíc, když se projekt vychýlí z cesty nebo vykazuje známky potenciálního selhání, shromažďování a vykazování poznatků se stává nezbytností.

Jak zahájení, tak realizace projektů se do značné míry opírají o reporting. Úspěch rozsáhlých projektů závisí na bezúkolové integraci vizualizace a reportingu. Tyto odborné kompetence se vzájemně doplňují a staly se nepostradatelnými součástmi projektového řízení.

Zlepšení dovedností v oblasti reportingu a vizualizace lze dosáhnout vyhledáním poradenství u odborníků z oboru. Mnoho organizací si tyto odborníky najímá jako mentory projektových manažerů dohlížejících na různé projekty, protože si uvědomují hodnotu, kterou přinášejí pro zlepšení dovedností.

12. Strategické plánování

Strategické plánování, které je rozvinutou iterací projektového plánování, nabízí projektovým a programovým manažerům komplexní pohled na věc. Je to zásadní kompetence v řízení programů, která řídí rozdělování zdrojů a soudržnost cílů. Strategické plánování zahrnuje důkladné promyšlení realizace celého programu, stanovení priorit zdrojů a financí. Programoví manažeři žonglují s mnoha projekty současně, což vyžaduje dovednost rozpoznat a řešit organizační překážky. 

Znalost strategického plánování a flexibilita jsou nezbytné, protože soustředění se pouze na jednotlivé projekty může ovlivnit celkovou efektivitu. Zatímco zvládnutí metodik, jako je metoda kritické cesty, je klíčové, dosažení mistrovství ve strategickém plánování vyžaduje rozsáhlé zkušenosti nad rámec základní certifikace projektového řízení.

Závěr

Zvládnutí výše uvedených 12 základních dovedností projektového řízení je pro projektové manažery, kteří se pohybují ve stále se měnícím prostředí projektového řízení, nanejvýš důležité. Vzhledem k tomu, že předpokládané požadavky na kvalifikované odborníky rostou, je potřeba těchto kompetencí ještě zřetelnější. Každá dovednost, od efektivního vedení a komunikace až po strategické plánování a technickou zdatnost, hraje klíčovou roli při zajišťování úspěchu projektu. Stanovením priorit pro získávání a zdokonalování těchto dovedností mohou projektoví manažeři zvýšit svou schopnost zvládat výzvy, optimalizovat výkonnost týmu a dovést projekty k úspěšnému dokončení. Klíčem k udržení náskoku v dynamickém oboru projektového řízení je využívání příležitostí k neustálému vzdělávání a rozvoji, včetně konzultací s odborníky z oboru.