6 Softwares De Seguimento De Reuniões Para O Manter São

Está interessado em gerir eficazmente as suas reuniões e tarefas? O software de seguimento de reuniões oferece uma solução. Este software simplifica o processo de criação de agendas, coordenação de recursos, acompanhamento de tarefas e muito mais, reduzindo a necessidade de acompanhamento manual e optimizando o seu fluxo de trabalho.

O software de seguimento de reuniões centraliza todas as informações essenciais da reunião, garantindo um acesso fácil a detalhes vitais. Por exemplo, se estiver a realizar uma reunião online com participantes de vários fusos horários, pode ver convenientemente a disponibilidade e atribuir tarefas em conformidade.

Uma função importante do software de seguimento de reuniões é o seu sistema de lembretes automáticos. Ao agendar notificações com antecedência, pode evitar o esquecimento de eventos ou tarefas importantes relacionados com as reuniões, garantindo que todos estão informados e preparados.

Além disso, se alguém falhar o prazo de uma tarefa, o Meeting Tracking Software notifica imediatamente os outros membros da equipa, evitando atrasos nos preparativos da reunião. Isto elimina a necessidade de recuperação manual da memória, como pesquisar em e-mails ou tomar notas.

Quer esteja a gerir um negócio em crescimento ou a coordenar grandes eventos, o Meeting Tracking Software oferece uma plataforma fiável para uma organização e comunicação eficientes, poupando-lhe tempo e reduzindo o stress.

Como monitorizar uma reunião

Precisa frequentemente de uma melhor organização das suas reuniões? Se sim, considere a utilização de um software de seguimento de reuniões. Esta tecnologia foi concebida para simplificar a sua vida, centralizando todas as informações da reunião num local acessível.

Com o software de acompanhamento de reuniões, pode monitorizar facilmente a presença, a programação e os itens de ação, simplificando a gestão das suas reuniões. Elimina a necessidade de gestão manual de informações ou de tomar notas durante as sessões.

Este software permite que os proprietários e líderes de empresas supervisionem eficazmente as suas operações internas, garantindo que os detalhes importantes são armazenados em segurança e prontamente acessíveis, sem o risco de erro humano ou de perda de registos.

As vantagens da utilização de um software de acompanhamento de reuniões de qualidade vão para além da gestão de dados. As ferramentas modernas permitem o armazenamento digital de agendas e ficheiros associados, melhorando a acessibilidade para todas as partes interessadas.

Além disso, muitos sistemas oferecem funcionalidades adicionais, como chatbots para tomar notas à distância durante as conferências ou comandos activados por voz para uma navegação eficiente.

Investir num sistema eficaz de acompanhamento de reuniões oferece inúmeras vantagens, incluindo maior eficiência e poupança de custos. Reduz os custos de trabalho manual e permite que os membros da equipa global participem em eventos digitais sem incorrer em despesas de viagem significativas.

A lista dos 6 principais softwares de acompanhamento de reuniões

O acompanhamento eficaz de reuniões pode ser um desafio, especialmente quando estão envolvidas várias organizações. No entanto, o software de acompanhamento de reuniões oferece uma solução para este problema, facilitando a manutenção da organização e a gestão das tarefas de planeamento de reuniões.

As 6 principais opções de software de acompanhamento de reuniões (incluindo ChetsCRM, nTask, Fuze, Infinity, HubSpot Meetings e Zoom) fornecem plataformas intuitivas para as equipas gerirem eventos de calendário, atribuições de tarefas, partilha de documentos e organização de listas numa única aplicação.

Estas opções de software vão desde serviços baseados na nuvem a soluções abrangentes adaptadas à gestão de reuniões empresariais, simplificando a colaboração e garantindo que todos se mantêm ligados e alinhados com objectivos comuns.

Para além de melhorar a produtividade da equipa, estas ferramentas oferecem uma gama de funcionalidades que se adequam a diversas necessidades organizacionais e preferências individuais. Estas incluem suporte de fuso horário, notificações push, opções de agendamento em vários locais e relatórios analíticos detalhados sobre os níveis de participação e atividade para chamadas em conferência ou reuniões presenciais.

1. ChetsCRM

No atual ritmo acelerado do local de trabalho, manter-se a par das reuniões, prazos e tarefas pode ser um desafio. É aí que entra o software avançado de acompanhamento de reuniões, como o ChetsCRM, que oferece uma solução para facilitar a sua vida.

O ChetsCRM é uma ferramenta de gestão de projectos de vanguarda que integra funcionalidades de CRM e HRM, facilitando uma colaboração perfeita para indivíduos e equipas. Ao organizar tarefas, projectos e reuniões sem esforço, o ChetsCRM simplifica os processos de fluxo de trabalho.

Com uma interface de utilizador intuitiva, o ChetsCRM permite que as equipas armazenem com segurança os detalhes do projeto na nuvem enquanto monitorizam o progresso das tarefas atribuídas em tempo real. Além disso, os seus lembretes incorporados ajudam a garantir a responsabilidade, solicitando a conclusão atempada das tarefas.

Características principais

• Colaboração de equipas - Permita que as equipas trabalhem em conjunto em projectos em tempo real, sem atrasos ou tarefas de conetividade.

• Atribuição de recursos - Atribua automaticamente recursos conforme necessário, assegurando que nenhuma tarefa é negligenciada devido à disponibilidade de mão de obra ou de competências.

• Relatórios e acompanhamento - Crie rapidamente relatórios com base nos dados do projeto para facilitar a análise do desempenho e os ajustes necessários.

• Painel de controlo personalizável - Personalize o seu espaço de trabalho com widgets personalizáveis, como notas, tarefas, anúncios e calendários, para uma organização simplificada dos dados.

• Dependências de tarefas - Estabeleça pré-requisitos para as tarefas, garantindo a conclusão antes de outras serem activadas, mantendo as equipas concentradas nos objectivos actuais.

• Integrações - Ligue-se facilmente a mais de 100 aplicações de terceiros, como o Slack, o Zoom Meeting e o PayPal, simplificando processos e reduzindo a introdução manual de dados.

• Agendamento de reuniões - Agende reuniões com membros da equipa ou contactos externos de forma eficiente num único local, com a opção de definir lembretes.

• Mobilidade - Aceda às informações da reunião a partir de qualquer dispositivo para se manter atualizado, independentemente da localização.

• Atribuição de tarefas - Atribua e marque rapidamente tarefas relacionadas com reuniões específicas como concluídas, mantendo a organização e a eficiência.

Preços - A ChetsCRM oferece um período experimental gratuito de um ano para um máximo de cinco utilizadores, com planos pagos a partir de $10 por mês para 15 utilizadores quando facturados anualmente, até $100 por mês para 15 utilizadores com faturação mensal, com descontos disponíveis para faturação anual.

Comentários - Os utilizadores apreciam o processo de configuração fácil e os planos de valor personalizados, bem como o excelente serviço de apoio ao cliente. Alguns observam que o design da interface poderia ser atualizado e a falta de suporte a aplicativos móveis pode ser uma desvantagem para os usuários que preferem o acesso a dispositivos portáteis.

Prós:

Organização sem esforço de tarefas, projectos e reuniões

Acompanhamento do progresso em tempo real

Lembretes incorporados para responsabilização pelas tarefas

Armazenamento seguro na nuvem para detalhes do projeto

Colaboração perfeita entre equipas

Contras:

O design da interface poderia beneficiar de actualizações para melhorar a experiência do utilizador

A falta de suporte para aplicações móveis pode colocar desafios aos utilizadores que preferem aceder a dispositivos portáteis.

2. nTask

No dinâmico local de trabalho atual, a gestão de reuniões, prazos e tarefas pode ser uma tarefa difícil. É aí que entra o software avançado de acompanhamento de reuniões, como o nTask, para simplificar a sua vida.

O nTask é uma ferramenta moderna de gestão de projectos concebida para facilitar a colaboração perfeita entre indivíduos e equipas. Ao organizar tarefas, projectos e reuniões sem esforço, o nTask simplifica os processos de fluxo de trabalho. A sua interface de utilizador intuitiva permite às equipas armazenar em segurança os detalhes do projeto na nuvem, enquanto monitorizam o progresso das tarefas atribuídas em tempo real. Além disso, os lembretes incorporados ajudam a garantir a responsabilização, solicitando a conclusão atempada das tarefas.

Características principais

• Colaboração entre equipas: Permita a colaboração em tempo real entre equipas sem se preocupar com atrasos ou tarefas de conetividade.

• Partilha de ficheiros: Carregue facilmente ficheiros da Dropbox ou do Google Drive no nTask, garantindo o acesso às versões mais recentes dos documentos por todos os membros da equipa.

• Atribuição de recursos: Atribua automaticamente recursos conforme necessário para evitar que as tarefas sejam negligenciadas devido à disponibilidade de mão de obra ou de competências.

• Relatórios e acompanhamento: Gerar rapidamente relatórios com base nos dados do projeto para facilitar a análise do desempenho e os ajustes necessários.

• Painel de controlo personalizável: Personalize o seu espaço de trabalho escolhendo entre vários widgets, como notas e gráficos de visualização da linha de tempo, para uma organização simplificada dos dados.

• Dependências de tarefas: Estabeleça pré-requisitos para as tarefas para manter o foco nos objectivos actuais, assegurando a conclusão antes de outras se tornarem activas.

• Integrações: Ligue-se perfeitamente a mais de 100 aplicações de terceiros, como o Slack e o Dropbox, para automatizar processos de forma eficiente entre sistemas.

Preços - O nTask oferece uma versão básica gratuita e planos pagos a partir de 8 dólares por mês por utilizador quando facturados anualmente, até 20 dólares por mês por utilizador quando facturados mensalmente, dependendo dos requisitos de funcionalidades dos utilizadores. Estão disponíveis descontos especiais para as opções de faturação anual.

Comentários - Os utilizadores elogiam a facilidade de utilização do nTask, que simplifica a configuração do espaço de trabalho, mantendo o controlo organizacional, o que resulta num aumento da produtividade. Além disso, os clientes apreciam as respostas rápidas do serviço de apoio ao cliente via e-mail/chatbot, demonstrando o compromisso da nTask com a satisfação do cliente.

Prós:

Processo de configuração fácil

Planos de valor personalizados

Excelente serviço de apoio ao cliente

Possibilidades de integração perfeitas

Contras:

O design da interface pode precisar de ser atualizado

A falta de suporte para aplicações móveis pode ser inconveniente para alguns utilizadores.

3. Fuze

O Fuze destaca-se como um software de acompanhamento de reuniões baseado na nuvem, ideal para equipas remotas, oferecendo um conjunto de recursos avançados, incluindo videoconferência, chamadas de áudio, mensagens, partilha de ficheiros e ferramentas de colaboração para promover a conetividade da equipa. Quer se trate de reuniões de equipa em linha ou de encontros com amigos, o Fuze é a plataforma ideal para se manter ligado.

Características principais

• Videoconferência: Ligue-se a um máximo de 25 participantes de vídeo em reuniões ou organize webinars para um máximo de 20.000 participantes a nível mundial.

• Chamadas de áudio e partilha de ficheiros: Partilhe documentos de forma segura na plataforma e faça chamadas de áudio VoIP de alta qualidade a partir de qualquer dispositivo, sem necessidade de descarregar aplicações adicionais.

• Ferramentas de colaboração: Troque facilmente mensagens instantâneas e crie sistemas de gestão de tarefas, como sprints e projectos, em chats específicos.

• Integração de sistemas de sala: Integre sem tarefas soluções populares de sistemas de sala, como o Microsoft Teams e o Zoom, numa plataforma unificada.

• Partilha de ecrã: Realize apresentações no Fuze partilhando o seu ecrã em tempo real e visualizando simultaneamente as reacções da equipa.

Preços - O Fuze oferece planos de preços a partir de 8 dólares por mês por utilizador para o plano Standard, que inclui reuniões, gravações e armazenamento ilimitados, juntamente com suporte básico e capacidades de integração para aplicações de terceiros como o Salesforce e o Slack. Os planos premium, a partir de $ 20 por mês por usuário, oferecem integração adicional e serviços de transcrição automatizados.

Críticas - No geral, o Fuze recebe críticas positivas dos utilizadores que elogiam as suas capacidades fiáveis de videoconferência HD e a sua interface de fácil utilização. Os utilizadores apreciam o processo de configuração rápido, a facilidade de agendamento de reuniões e os benefícios de poupança de custos da conetividade remota, particularmente na redução das despesas de viagem.

Prós:

Interface de fácil utilização para uma adoção fácil

Voz e vídeo HD de alta qualidade

Protocolos de segurança abrangentes

Planos de preços flexíveis adequados a equipas de qualquer dimensão

Contras:

Algumas funcionalidades principais têm limitações com base na seleção do plano, como a adesão a salas de conversação

A transmissão de eventos não está incluída em nenhum pacote, sendo necessária uma atualização para ter acesso

4. Infinity 

O Infinity destaca-se como uma plataforma abrangente de gestão de reuniões, simplificando a organização das suas reuniões do início ao fim. Com funcionalidades que abrangem o agendamento, os lembretes, o controlo de presenças e muito mais, o Infinity assegura uma gestão perfeita do fluxo de trabalho. Os utilizadores podem aceder facilmente aos detalhes da reunião, incluindo agendas e notas, facilitando a colaboração eficiente e o acompanhamento de tarefas para as equipas. A sua interface de fácil utilização oferece todas as ferramentas necessárias para as empresas que dão prioridade à produtividade e à gestão do tempo.

Características principais

• Agendamento de reuniões - Agende facilmente as próximas reuniões utilizando a interface intuitiva de arrastar e largar. Personalize os lembretes e automatize as reuniões recorrentes com base no seu horário ou critérios preferidos.

• Agendas automatizadas - Gere agendas automaticamente com base nos tópicos da reunião, garantindo discussões produtivas com informações essenciais prontamente disponíveis antes de cada sessão.

• Visualizações de dados - Obtenha informações através de visualizações de dados interactivas, simplificando a deteção de tendências e padrões sem o incómodo de entradas manuais ou papelada.

• Calendário interativo - Veja convenientemente reuniões passadas, presentes e futuras com a funcionalidade de calendário interativo. Faça zoom out para obter uma visão geral ou mergulhe em eventos individuais para obter informações detalhadas.

• Partilha segura - Partilhe documentos de forma segura com os membros da equipa antes, durante ou após as reuniões, sem preocupações de acesso não autorizado a informações sensíveis.

Preços - O Infinity oferece vários planos de preços que satisfazem as restrições orçamentais individuais, proporcionando acesso e utilização ilimitados em vários dispositivos. Os planos vão desde funcionalidades básicas gratuitas a soluções empresariais, com preços que variam entre 80 e 250 dólares por utilizador e por mês, com base nas funcionalidades incluídas.

Críticas - O Infinity recebe críticas extremamente positivas de utilizadores de diferentes sectores, que elogiam o seu design intuitivo e a variedade de funcionalidades úteis. Desde proprietários de pequenas empresas a grandes empresas, os utilizadores apreciam o aumento da produtividade e da organização facilitado pelas capacidades do Infinity.

Prós:

Os atalhos de teclas de atalho simplificam a navegação

Várias opções de gestão de intervalos de datas melhoram a filtragem

Sincronização rápida do calendário entre dispositivos móveis

Design de fácil utilização, acessível a utilizadores de todos os níveis de experiência

Contras:

A integração limitada com aplicações de terceiros pode ser um inconveniente para alguns utilizadores

As opções de definições limitadas, como o armazenamento remoto de ficheiros, requerem passos adicionais para as alterações

Disponibilidade de suporte limitada apenas aos dias úteis

5. HubSpot Meetings

O HubSpot Meetings oferece um software de acompanhamento e agendamento de reuniões online de fácil utilização, simplificando o processo de organização, monitorização e gestão de reuniões. Esta ferramenta simplifica a configuração de reuniões em qualquer dispositivo e permite uma gestão fácil de pormenores como e-mails de acompanhamento. As funcionalidades incluem e-mails de lembrete automáticos, definições de lembrete personalizáveis e preferências de notificação para garantir que os utilizadores se mantêm informados sobre eventos importantes.

Características principais

• Agendamento de reuniões: Agende rapidamente reuniões com membros da equipa ou contactos externos numa localização central, com a opção de configurar lembretes com antecedência.

• Envio flexível de convites: Convide os participantes através de um endereço de correio eletrónico, de uma ligação de calendário ou de um URL exclusivo para facilitar o acesso às reuniões.

• Mobilidade: Aceda às informações da reunião a partir de qualquer dispositivo para se manter atualizado sobre as actualizações importantes, independentemente da localização.

• Lembretes automáticos: Receba notificações automáticas para as próximas reuniões, reduzindo o risco de esquecimentos.

• Pronto para integração: Integre facilmente o HubSpot Meetings com outras ferramentas, como o Google Calendar e o Outlook Calendar, para uma maior acessibilidade.

Preços - A HubSpot oferece quatro planos de preços adaptados ao tamanho e às necessidades das organizações. Estes planos vão desde os planos Starter, Pro e Business para equipas que necessitam de funcionalidades de personalização completas, até soluções de nível empresarial para requisitos mais avançados. Os preços começam em $20 por mês por utilizador para o plano Starter e vão até $99 por mês por utilizador para o plano Business.

Comentários - Os comentários dos clientes destacam o HubSpot Meetings como uma ferramenta simples, mas poderosa, para realizar reuniões de forma mais eficiente. Os utilizadores apreciam a facilidade de utilização, as capacidades de agendamento rápido e as funcionalidades de colaboração eficientes, tornando-a ideal para a comunicação remota. A capacidade de personalizar as definições de acordo com as necessidades individuais aumenta o seu atrativo, especialmente para quem interage regularmente com clientes ou colegas à distância.

Prós:

Processo de configuração fácil

Período de avaliação gratuito disponível

Funcionalidades altamente personalizáveis

Funcionalidade de chat integrada

Contras:

Opções de suporte limitadas

Podem ocorrer tarefas ocasionais de sincronização entre calendários

6. Zoom

O Zoom surgiu como uma das principais soluções de comunicação baseadas na nuvem, conhecida pelas suas funcionalidades de chamadas de áudio e vídeo de qualidade HD acessíveis em vários dispositivos, incluindo computadores de secretária, portáteis e smartphones. Possui uma série de ferramentas como a partilha de ecrã e capacidades de gravação, aumentando a eficácia das apresentações remotas.

O que distingue o Zoom de concorrentes como o Skype ou o Facetime é a sua capacidade de organizar reuniões virtuais com suporte para até 1000 participantes em simultâneo. Isto faz com que seja a escolha ideal para equipas maiores distribuídas globalmente que necessitem de se manter ligadas em projectos cruciais e acompanhar as actualizações de progresso sem reuniões físicas.

Características principais

• Videoconferência: Suporta até 1000 participantes em simultâneo com transmissão de vídeo e áudio de qualidade HD.

• Partilha de ecrã: Permite que os participantes partilhem os ecrãs dos seus computadores durante as reuniões.

• Mensagens: Comunique facilmente com qualquer utilizador da sua organização através do sistema de chat do Zoom.

• Gravação: Grave sessões de chamadas remotas para posterior partilha interna ou externa.

• Ferramentas de colaboração: Utilize anotações no quadro branco e faça perguntas/inquéritos em apresentações em tempo real.

Preços - O Zoom oferece vários planos de preços, incluindo um Plano Gratuito que suporta reuniões individuais ilimitadas e reuniões de grupo limitadas (até 40 minutos por chamada). O Plano Pro, com um preço de 14,99 dólares por mês facturado anualmente, inclui 5 GB de armazenamento na nuvem, enquanto o Plano Business, com um preço de 19,99 dólares por mês facturado anualmente, oferece 10 GB de armazenamento na nuvem.

Comentários - Os utilizadores elogiam o Zoom pela sua interface intuitiva e apoio ao cliente fiável, o que resulta numa classificação média de quatro em cinco estrelas nos principais sites de avaliação, como o TrustPilot, G2Crowd e PCMag. Facilita interacções perfeitas entre as equipas da empresa, independentemente da distância física.

Prós:

Interface amigável que facilita curvas de aprendizagem rápidas para usuários novatos.

Sistema seguro de armazenamento na nuvem que garante a segurança dos dados.

Capacidades de colaboração integradas, eliminando a necessidade de aplicações de terceiros.

Contras:

A falta de uma linha de apoio ao cliente dedicada pode colocar desafios em caso de tarefas.

As opções de personalização limitadas podem não satisfazer os requisitos técnicos de todas as empresas.

Em conclusão, o Zoom oferece uma solução eficaz para satisfazer as necessidades de monitorização, com a sua multiplicidade de funcionalidades e planos de preços competitivos, tornando-o uma opção válida para as empresas que procuram soluções fiáveis para a organização do trabalho remoto.

Conclusão

Em suma, as ferramentas de acompanhamento de reuniões oferecem às organizações os meios para manter reuniões organizadas e pontuais. Estas soluções de software facilitam o agendamento sem tarefas e automatizam a comunicação entre os participantes com antecedência, reduzindo significativamente o caos pré-reunião. Além disso, permitem um planeamento eficiente através da categorização de todas as tarefas discutidas durante a reunião. Além disso, estas ferramentas possuem interfaces de utilizador intuitivas, garantindo uma monitorização fácil das reuniões com o mínimo de esforço. A utilização de aplicações de acompanhamento de reuniões assegura a produtividade e a organização sem a necessidade de tomar notas manualmente ou de depender de sistemas externos. Com esta solução, os utilizadores podem ter a certeza de que todos os dados são armazenados de forma segura, eliminando o risco de perda.