As 7 Principais Características A Procurar Nas Suas Ferramentas De Gestão De Projectos Gratuitas

No atual ambiente empresarial acelerado e competitivo, a necessidade de ferramentas de gestão de projectos eficazes nunca foi tão grande. Quer se trate de uma empresa multinacional ou de uma pequena empresa em fase de arranque, a capacidade de gerir projectos de forma eficiente e de colaborar sem tarefas é essencial para alcançar o sucesso. De acordo com um estudo realizado pela Capterra, as ferramentas de gestão de projectos gratuitas surgiram como a solução de software mais procurada pelas organizações nos Estados Unidos e noutras partes do mundo. Isto sublinha o papel fundamental que estas ferramentas desempenham na otimização dos fluxos de trabalho e no aumento da produtividade.

No entanto, embora a procura de ferramentas de gestão de projectos gratuitas seja inegável, é importante reconhecer que nem todas as ferramentas são criadas da mesma forma. A diversidade das estruturas organizacionais, dos processos de trabalho e dos tipos de projectos exige uma abordagem adaptada à seleção de ferramentas. O que funciona para uma organização pode não funcionar necessariamente para outra. Como tal, a adoção da ferramenta de gestão de projectos certa requer uma consideração cuidadosa de vários factores, incluindo os requisitos exclusivos da sua organização, a dimensão da sua equipa e a natureza dos seus projectos.

Apesar da necessidade de personalização e flexibilidade, existem certas características fundamentais que são universalmente essenciais em qualquer boa ferramenta de gestão de projectos gratuita. Estas características servem de base a uma gestão de projectos eficiente e são indispensáveis para promover a colaboração, acompanhar o progresso e garantir o sucesso do projeto. Com base num estudo conduzido pela Software Advice, vamos explorar algumas destas características-chave às quais deve dar prioridade ao avaliar ferramentas de gestão de projectos gratuitas:

Acompanhamento de tarefas/bugs

A conceção e o desenvolvimento de produtos de software é um processo complexo e iterativo que envolve frequentemente várias fases, incluindo a conceção, o planeamento, o desenvolvimento, o teste e a implementação. Ao longo deste percurso, as equipas de desenvolvimento de software deparam-se com vários desafios, sendo um dos mais comuns a identificação e resolução de bugs ou tarefas. Estes tarefas podem manifestar-se de diferentes formas, desde falhas técnicas e erros de codificação a informações em falta, alterações de políticas ou registos errados noutros sectores.

A capacidade de gerir e resolver eficazmente estes tarefas é fundamental para garantir o bom andamento de um projeto e a entrega bem sucedida de produtos ou serviços de alta qualidade. Se não o fizer, pode provocar atrasos nos projectos, derrapagens de custos e, em última análise, clientes ou partes interessadas insatisfeitos.

Para mitigar estes riscos e manter o controlo sobre a manutenção do projeto, é essencial utilizar um sistema robusto de gestão de tarefas na sua ferramenta de gestão de projectos. Este sistema permite que as equipas identifiquem, documentem, priorizem e acompanhem sistematicamente os tarefas ao longo do ciclo de vida do projeto. Ao centralizar a gestão de tarefas num módulo ou plataforma dedicada, as equipas podem simplificar a comunicação, facilitar a colaboração e garantir a responsabilidade entre os membros da equipa.

Gestão de tarefas

As ferramentas de gestão de projectos gratuitas e eficientes devem oferecer capacidades abrangentes de gestão de tarefas, acomodando tarefas de diferentes níveis de complexidade. Quer se trate de gerir tarefas de forma independente ou como parte de um projeto maior, estas ferramentas devem oferecer flexibilidade para satisfazer os diversos requisitos relacionados com as tarefas. Isto implica funcionalidades como a criação, organização, atribuição e acompanhamento de tarefas, assegurando uma coordenação e monitorização do progresso sem falhas. 

Desde simples listas de afazeres a complexas dependências de tarefas, a ferramenta deve permitir aos utilizadores gerir tarefas de forma eficiente e dar prioridade às actividades de forma eficaz. Além disso, funcionalidades como a categorização, marcação e filtragem de tarefas melhoram a organização e facilitam a navegação pelas tarefas. Ao satisfazer as necessidades específicas da gestão de tarefas, as ferramentas de gestão de projectos gratuitas permitem que as equipas se mantenham organizadas, concentradas e produtivas durante todo o ciclo de vida do projeto.

Gestão de documentos

A documentação desempenha um papel fundamental na gestão de projectos, servindo como um repositório de informações e conhecimentos críticos ao longo do ciclo de vida do projeto. Desde as políticas da empresa e os requisitos do projeto até ao feedback e às actualizações dos clientes, todas as facetas do processo de desenvolvimento do projeto necessitam de uma documentação completa. Como tal, as ferramentas de gestão de projectos gratuitas e eficientes devem oferecer capacidades robustas de gestão de documentos para simplificar este aspeto essencial da execução do projeto.

Um sistema de gestão de documentos abrangente dentro da ferramenta de gestão de projectos deve incluir funcionalidades que permitam aos utilizadores criar, gerir e armazenar documentação sem tarefas. Isto inclui funcionalidades como a criação de documentos, edição, controlo de versões e armazenamento seguro. Além disso, a ferramenta deve facilitar a partilha e a colaboração através de opções como comentários, anotações e troca de ficheiros.

Ao fornecer uma plataforma centralizada para a gestão de documentos, as ferramentas gratuitas de gestão de projectos permitem às equipas manter a transparência, assegurar a responsabilidade e facilitar a comunicação eficaz. Quer seja para feedback regular, fins de conformidade ou referência futura, a capacidade de aceder e gerir documentação de forma eficiente é indispensável para o sucesso do projeto.

Opções de integração

As opções de integração nas ferramentas de gestão de projectos referem-se à capacidade do software para se ligar e trabalhar sem tarefas com outras aplicações e plataformas normalmente utilizadas na sua organização. 

Estas integrações aumentam a produtividade, simplificando os fluxos de trabalho e reduzindo as tarefas manuais. As opções de integração mais comuns incluem ligações com aplicações de calendário como o Google Calendar ou o Microsoft Outlook, plataformas de comunicação como o Slack ou o Microsoft Teams, serviços de armazenamento de ficheiros como o Google Drive ou o Dropbox e sistemas de gestão de relações com clientes (CRM) como o Salesforce, mas o ChetsCRM tem a funcionalidade CRM dentro da ferramenta. 

Ao integrar-se com estas ferramentas, o software de gestão de projectos assegura que a informação flui sem tarefas entre os diferentes sistemas, permitindo uma melhor colaboração, comunicação e partilha de dados entre as equipas. Além disso, as opções de integração permitem que os utilizadores aproveitem as ferramentas e os dados existentes, maximizando a eficiência e reduzindo a necessidade de alternar entre várias aplicações.

Controlo de tempo

O acompanhamento de projectos é essencial para garantir que as tarefas são concluídas de forma eficiente, que os prazos são cumpridos e que os recursos são utilizados de forma eficaz. Quer se trate de acompanhar todas as actividades coletivamente ou de tarefas individuais separadamente, as ferramentas de gestão de projectos desempenham um papel crucial na monitorização do progresso e do desempenho.

Um aspeto fundamental do acompanhamento de projectos é a gestão do tempo. Ao registar com precisão o tempo gasto em cada tarefa, as equipas podem calcular a duração do projeto, estimar as despesas e atribuir recursos de forma mais eficaz. O controlo do tempo também permite às organizações medir o desempenho dos colaboradores, uma vez que fornece informações sobre a eficiência com que os recursos são utilizados. Estes dados podem ser utilizados para avaliar a produtividade, identificar estrangulamentos e otimizar os processos de fluxo de trabalho.

Além disso, o controlo de tempo é fundamental na gestão dos salários, uma vez que facilita o cálculo dos salários dos colaboradores com base nas horas trabalhadas. Ao automatizar este processo através de ferramentas de gestão de projectos, as organizações podem garantir uma compensação precisa e atempada para a sua força de trabalho.

Planeamento de projectos

O planeamento de projectos é a pedra angular de uma gestão de projectos bem sucedida, envolvendo a avaliação meticulosa de vários factores como o orçamento, os recursos, o âmbito e o calendário. Um plano bem definido fornece um quadro estruturado para atingir os objectivos do projeto e assegura uma utilização eficiente dos recursos.

No entanto, apesar da importância de um planeamento eficaz, muitos projectos enfrentam desafios devido a um planeamento inadequado ou deficiente. De acordo com as estatísticas, 49% dos projectos de TI são mal planeados, têm um mau desempenho ou ambos. Isto realça a necessidade crítica de metodologias e ferramentas de planeamento sólidas para reduzir os riscos e melhorar as taxas de sucesso dos projectos.

Ao selecionar uma aplicação de gestão de projectos, é imperativo escolher uma que facilite o planeamento e a execução eficazes do projeto. A ferramenta escolhida deve oferecer funcionalidades que permitam aos utilizadores traçar os objectivos do projeto, atribuir recursos de forma eficiente, definir o âmbito do projeto e estabelecer calendários realistas. Além disso, a ferramenta deve oferecer flexibilidade para se adaptar à evolução dos requisitos do projeto, permitindo aos utilizadores modificar e ajustar os parâmetros do projeto conforme necessário.

A flexibilidade é, de facto, fundamental nas ferramentas de gestão de projectos, uma vez que os projectos evoluem frequentemente ao longo do tempo e podem necessitar de ser aumentados ou reduzidos em função da alteração das prioridades ou de circunstâncias imprevistas. A capacidade de personalizar fluxos de trabalho, ajustar a atribuição de recursos e acomodar alterações no âmbito do projeto é essencial para manter a agilidade e a capacidade de resposta do projeto.

Gestão do progresso

A gestão do progresso do projeto é fundamental para acompanhar o desempenho e garantir a conclusão atempada. As ferramentas de gestão de projectos oferecem vários métodos de visualização do progresso, desde simples relatórios a ferramentas mais avançadas, como os gráficos de Gantt e o acompanhamento do progresso.

Os diagramas de Gantt fornecem uma visão geral abrangente das tarefas, linhas de tempo e dependências do projeto, oferecendo uma representação visual do progresso. Os medidores de progresso oferecem uma visão simplificada, apresentando a percentagem de trabalho concluído em relação à duração total do projeto.

As ferramentas gratuitas de gestão de projectos devem oferecer uma gama de opções para acompanhar e gerir relatórios de progresso, permitindo que as equipas personalizem a sua visualização de acordo com as suas preferências e requisitos do projeto. Quer seja através de representações visuais ou de relatórios detalhados, estas ferramentas permitem que as equipas monitorizem eficazmente o progresso e tomem decisões informadas para manter os projectos no bom caminho.

A nossa recomendação

Dadas as características essenciais descritas acima, ChetsCRM surge como uma ferramenta de gestão de projectos gratuita que vale a pena considerar. Oferece um conjunto abrangente de funcionalidades, incluindo gestão de projectos Agile, CRM e capacidades HRM, tudo integrado numa única plataforma. Com vários módulos que abrangem a gestão de projectos, gestão de reuniões, acompanhamento de tarefas, vendas e gestão de salários, o ChetsCRM fornece uma solução holística para as necessidades organizacionais.

Além disso, o ChetsCRM possui uma interface intuitiva que simplifica a execução de tarefas e o acompanhamento do progresso, tornando-o acessível a utilizadores de todos os níveis de especialização. As suas características sofisticadas e o design de fácil utilização garantem uma colaboração perfeita e uma gestão eficiente do fluxo de trabalho. Ao utilizar o ChetsCRM, as equipas podem simplificar os seus processos de trabalho, aumentar a produtividade e alcançar o sucesso do projeto com facilidade. A ChetsCRM oferece 1 ano de teste gratuito para até 5 utilizadores. Por isso, inscreva-se hoje em www.chetscrm.com e explore a ferramenta gratuita de gestão de projectos ágeis.