Die 6 Besten Projektmanagement Zeiterfassungssoftware

Die Verwaltung der Projektzeit ist für Unternehmen jeder Größe ein wichtiges Anliegen. Während Manager es oft schätzen, Teammitgliedern flexible Arbeitszeiten zu gewähren, wird die Rechenschaftspflicht in bestimmten Szenarien entscheidend, insbesondere bei termingebundenen Projekten, die von Drittanbietern durchgeführt werden. In der Abrechnungsphase benötigen Auftragnehmer und Stakeholder einen Überblick über die abgerechneten Personenstunden, was die Verwendung von manuellen Zeitprotokollen zu einer Herausforderung für Projektmanager macht. Eine doppelte Überprüfung ist unerlässlich, um Überzahlungen zu vermeiden. Um die Leistungsüberwachung und Stundenerfassung zu rationalisieren, wird den Managern dringend empfohlen, eine zuverlässige Software für die Zeiterfassung im Projektmanagement einzusetzen. Das Feedback zu diesen Tools fällt jedoch unterschiedlich aus; während einige Manager die Möglichkeit zur Überwachung der Teamstunden schätzen, betrachten andere sie als übertriebenes Mikromanagement.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware für Projekte?

Eine Zeiterfassungssoftware für Projekte ist ein unverzichtbares Instrument für Projektmanager, mit dem sie die für verschiedene Aufgaben oder Projekte aufgewendete Zeit genau überwachen und messen können. Ihr Hauptzweck besteht darin, Managern und Teammitgliedern die notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen, um den Projektfortschritt effektiv zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Software bietet einen Überblick über die von jedem Teammitglied in ein Projekt investierte Zeit, die zugewiesene Zeit für bestimmte Aufgaben und identifiziert Aufgaben, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Darüber hinaus hilft sie bei der Identifizierung von Bereichen mit unzureichender Leistung, potenziellen Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten. Durch den Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den geschätzten können die Teams ihre Pläne entsprechend anpassen.

Insgesamt rationalisiert die Zeiterfassungssoftware für Projekte die Abläufe, indem sie Zeit für die manuelle Dateneingabe spart und den Teams einen genauen Überblick über den Fortschritt ihrer Projekte oder Aufgaben verschafft. Sie trägt entscheidend dazu bei, dass Projekte effizient, pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt.

Allgemeine Vorteile der Verwendung von Zeitmanagement-Tools für das Projektmanagement

Der Einsatz von Zeitmanagement-Tools für das Projektmanagement bietet zahlreiche Vorteile, die zum Gesamterfolg eines Projekts beitragen. Hier sind einige der wichtigsten Highlights:

1. Sichtbarkeit des Aufgabenfortschritts: Die Zeiterfassungssoftware bietet Projektmanagern und Teamleitern einen klaren Überblick über den Fortschritt jeder Aufgabe. So können sie mögliche Aufgaben erkennen, bevor sie eskalieren, und sicherstellen, dass die Aufgaben fristgerecht erledigt werden.

2. Effizientes Ressourcenmanagement: Diese Tools rationalisieren das Ressourcenmanagement, indem sie die manuelle Verfolgung jeder Aufgabe überflüssig machen. Projektmanager können Ressourcen auf der Grundlage von Echtzeitdaten, die von der Software generiert werden, aufgabelos zuweisen und so die Ressourcennutzung optimieren und die Verschwendung minimieren.

3. Priorisierung von Aufgaben: Durch die Nutzung der von der Zeiterfassungssoftware bereitgestellten Daten können Projektmanager Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Projekte auf dem richtigen Weg bleiben und wertvolle Ressourcen für die wichtigsten Aufgaben eingesetzt werden.

4. Engagement und Motivation: Viele Zeitmanagement-Tools bieten Funktionen wie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen, die dazu beitragen, dass die Teammitglieder während des gesamten Projektlebenszyklus engagiert und motiviert bleiben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgaben für das gesamte Team oberste Priorität haben, was zu einer reibungsloseren Projektabwicklung führt.

Insgesamt spielen Zeitmanagement-Tools für das Projektmanagement eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Aufgabentransparenz, des Ressourcenmanagements, der Prioritätensetzung und des Engagements des Teams, was letztendlich zum erfolgreichen Abschluss von Projekten beiträgt.

Lassen Sie uns nun einige der besten Softwareoptionen für die Zeiterfassung im Projektmanagement genauer unter die Lupe nehmen:

1. ChetsCRM

ChetsCRM ist eine umfassende Projektmanagement- und Zeiterfassungssoftware, die eine Reihe von Funktionen bietet, die auf die Steigerung der Teamproduktivität und Projekteffizienz zugeschnitten sind. ChetsCRM bietet ein kostenloses Agile Project Management Tool mit CRM und HRM für bis zu 5 Benutzer. (https://chetscrm.com)

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen und die damit verbundenen Vorteile:

1. Aufgabenmanagement:

Funktion: ChetsCRM ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Verwalten von Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Kommentaren, Anhängen und Fortschrittsverfolgung.

Vorteile: Diese Funktionalität steigert die Produktivität, indem sie sicherstellt, dass die Aufgaben organisiert und rechtzeitig erledigt werden. Außerdem wird die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern gefördert, was zu einer reibungsloseren Projektabwicklung beiträgt.

2. Zeiterfassung:

Funktion: ChetsCRM enthält robuste Tools zur Zeiterfassung, die es den Benutzern ermöglichen, die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit zu überwachen, entweder durch einen integrierten Timer oder durch manuelle Eingabe.

Vorteile: Die Zeiterfassung bietet wertvolle Einblicke in die Ressourcennutzung und hilft den Nutzern zu verstehen, wie die Zeit auf die verschiedenen Aktivitäten verteilt ist. Sie hilft bei der Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche und gewährleistet eine genaue Abrechnung und Rechnungsstellung, wodurch Transparenz und Verantwortlichkeit gefördert werden.

3. Projektverwaltung:

Funktion: ChetsCRM bietet umfassende Projektmanagement-Funktionen, einschließlich Projektverfolgung, Teamzusammenarbeit und Gantt-Diagramme.

Vorteile: Diese Werkzeuge erleichtern ein effizientes Projektmanagement, indem sie Teams organisieren, den Fortschritt verfolgen und mögliche Hindernisse identifizieren. Mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen können Benutzer Projektzeitpläne und Abhängigkeiten visualisieren und so sicherstellen, dass Projekte innerhalb des Zeitplans und des Budgets abgeschlossen werden.

4. Berichte:

Funktion: ChetsCRM bietet robuste Berichts- und Analysewerkzeuge, die es den Benutzern ermöglichen, Daten zur Aufgabenerledigung, Zeiterfassung und zum Projektfortschritt zu analysieren.

Vorteile: Die Berichtsfunktionen ermöglichen es den Benutzern, Einblicke in die Projektleistung zu gewinnen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Produktivität des Teams zu verfolgen. Durch datengestützte Entscheidungen können Teams Arbeitsabläufe optimieren und bessere Projektergebnisse erzielen.

5. Automatisierte Arbeitsabläufe:

Funktion: ChetsCRM rationalisiert Arbeitsprozesse mit automatisierten Workflows, die es den Anwendern ermöglichen, Auslöser wie Erinnerungen für Fälligkeitstermine oder die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben zu setzen.

Vorteile: Automatisierte Workflows sparen Zeit und Mühe, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, manuelle Eingriffe reduzieren und das Fehlerrisiko minimieren. Diese Funktion steigert die Effizienz und stellt sicher, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

6. Benutzerdefinierte Dashboards:

Funktion: ChetsCRM ermöglicht es den Benutzern, ihre persönlichen Dashboards anzupassen und sie so zu gestalten, dass sie relevante Inhalte wie zugewiesene Aufgaben oder den gesamten Projektfortschritt anzeigen.

Vorteile: Benutzerdefinierte Dashboards bieten den Benutzern eine personalisierte Ansicht der Projektinformationen, so dass sie sich auf die wichtigsten Prioritäten konzentrieren und den Fortschritt effektiver überwachen können. Diese Funktion verbessert die Benutzererfahrung und fördert eine größere Sichtbarkeit und Transparenz innerhalb des Teams.

2. nTask

nTask bietet eine umfassende Reihe von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, Aufgaben- und Projektmanagementprozesse zu rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Funktionen:

1. Aufgabenverwaltung: Benutzer können in nTask Aufgaben für sich selbst und ihre Teammitglieder erstellen, zuweisen und verwalten. Sie können Fälligkeitstermine festlegen, Kommentare und Anhänge hinzufügen und den Fortschritt verfolgen.

2. Zeiterfassung: nTask bietet robuste Zeiterfassungstools, die es den Benutzern ermöglichen, die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit mit Hilfe eines integrierten Timers oder durch manuelle Eingabe zu überwachen.

3. Projektmanagement: nTask bietet Projektmanagement-Funktionen wie Projektverfolgung, Teamzusammenarbeit und Gantt-Diagramme.

4. Berichtswesen: nTask bietet robuste Berichts- und Analysewerkzeuge, die es dem Benutzer ermöglichen, Daten über die Erledigung von Aufgaben, die Zeiterfassung und den Projektfortschritt anzuzeigen und zu analysieren.

5. Integrationen: nTask lässt sich mit einer Vielzahl anderer Tools und Software integrieren, wie z. B. Slack, Zapier und Google Drive, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

6. Dedizierte mobile App: nTask bietet eine dedizierte mobile App, die es den Nutzern ermöglicht, auch unterwegs Zeit zu erfassen und Aufgaben zu verwalten.

3. ProofHub

ProofHub ist ein unverzichtbares Werkzeug für Projektmanager und Teamleiter, die die Projekteffizienz aufrechterhalten und die rechtzeitige Fertigstellung von Aufgaben sicherstellen wollen. Sehen wir uns seine bemerkenswerten Funktionen und Vorteile an, insbesondere bei der Zeiterfassung und der Überwachung der Mitarbeiterleistung:

1. Sichtbarkeit des Aufgabenfortschritts: ProofHub bietet Projektmanagern einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe und ermöglicht es ihnen, zu beurteilen, ob die Aufgaben im Zeitplan liegen oder Aufmerksamkeit erfordern.

2. Ressourcenmanagement: ProofHub bietet Einblicke in die Ressourcenzuweisung und ermöglicht es Projektmanagern, Ressourcen effizient zuzuweisen und Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren.

3. Automatische Mahnungen und Benachrichtigungen: ProofHub bietet Funktionen wie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen, um die Teammitglieder während des gesamten Projektlebenszyklus zu motivieren und zu beschäftigen.

4. Einfache Kollaboration: ProofHub erleichtert die Zusammenarbeit durch benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen, Projektkalender, @Merkungen in Kommentaren und Aktivitätsprotokolle.

5. Zeiterfassung und Kostenvoranschläge: Mit ProofHub können Benutzer die für Aufgaben aufgewendete Zeit nachverfolgen und erhalten Klarheit über die geschätzte Dauer der Aufgabenerledigung. Außerdem bietet es Funktionen für Berichte, Etiketten und Massenbearbeitungen.

6. Aufgabenverwaltung: ProofHub bietet robuste Funktionen für die Aufgabenverwaltung, einschließlich Boards wie Kanban und Scrum und Fortschrittsverfolgung mit Gantt-Diagrammen und Ereignis-Zeitleistenansicht.

4. Wrike

Wrike ist ein robustes Projektmanagement- und Zeiterfassungstool, das entwickelt wurde, um Projektmanagementprozesse effektiv zu rationalisieren. Hier ist ein Überblick über seine wichtigsten Funktionen und Vorteile:

1. Rationalisiertes Projektmanagement: Wrike vereinfacht die Projekterstellung, -organisation und -verfolgung und steigert die Effektivität und Effizienz des Teams.

2. Kollaboration in Echtzeit: Wrike ermöglicht es Teams, von überall aus in Echtzeit an Aufgaben, Projekten und Dokumenten zusammenzuarbeiten.

3. Automatisierte Benachrichtigungen: Wrike sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen an Teammitglieder über bevorstehende Fristen oder Aufgaben, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.

4. Kalender-Management: Die integrierte Kalenderfunktion von Wrike ermöglicht es den Benutzern, mühelos Besprechungen zu planen, Projekte zu planen und Ressourcen zuzuweisen.

5. Mehrstufige Berechtigungen: Administratoren können verschiedene Ebenen von Zugriffsrechten für einzelne Benutzer in Wrike festlegen, wie z.B. nur lesende oder vollständige Bearbeitungsmöglichkeiten.

6. Benutzerdefinierte Dashboards: Benutzer können ihre persönlichen Dashboards in Wrike anpassen, um relevante Inhalte anzuzeigen, wie zum Beispiel ihnen zugewiesene Aufgaben oder den gesamten Projektfortschritt.

7. Flexible Aufgabenverwaltung: Wrike bietet flexible Aufgabenmanagement-Fähigkeiten, die es den Benutzern ermöglichen, Unteraufgaben/Checklisten innerhalb bestehender Aufgaben zu erstellen und Aufgabenabhängigkeiten zu markieren.

5. ClickUp

ClickUp entpuppt sich als robuste Projektmanagement- und Zeiterfassungslösung, die mit einer Fülle von Funktionen ausgestattet ist, um Projektmanagementprozesse zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Funktionen und Vorteile:

1. Umfassendes Projektmanagement: ClickUp vereinfacht das Projektmanagement, indem es benutzerfreundliche Werkzeuge für die Aufgabenüberwachung, die Fortschrittsverfolgung und die Terminverwaltung bereitstellt.

2. Kollaboration in Echtzeit: ClickUps Kollaborationsfunktionen ermöglichen es Teams, in Echtzeit zu kommunizieren, was eine nahtlose Zusammenarbeit erleichtert und die Teamarbeit verbessert.

3. Zeiterfassung: ClickUp bietet robuste Zeiterfassungsfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, die für Aufgaben, Teilaufgaben und Projekte aufgewendeten Stunden einfach zu erfassen.

4. Integration mit Clockify: ClickUp lässt sich in Clockify integrieren, um zusätzliche Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter und die Ressourcennutzung zu erhalten.

5. Anpassbare Erinnerungsfunktionen: ClickUp ermöglicht es Benutzern, intelligente Erinnerungen zu erstellen, um unerledigte oder überfällige Aufgaben zu verhindern.

6. Erweiterte Berichte: ClickUp ermöglicht es den Nutzern, erweiterte Berichte über die Zeitauslastung der verschiedenen Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum zu erstellen.

6. Teamwork

Teamwork zeichnet sich als umfassende Projektmanagement- und Zeiterfassungslösung aus und bietet eine Reihe von Funktionen, die Projektmanagern und Teamleitern helfen, den Projektfortschritt und die Zeiterfassung effektiv zu überwachen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Vorteile:

1. Intuitives Aufgabenmanagement: Mit der Aufgabenmanagement-Funktion von Teamwork können Benutzer Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern oder Kunden zuweisen und Fristen festlegen.

2. Effiziente Projektplanung: Die Projektplanung in Teamwork ermöglicht es den Benutzern, für jede Aufgabe Fristen festzulegen und den Fortschritt in Richtung dieser Fristen zu verfolgen.

3. Genaue Zeiterfassung: Die Zeiterfassungsfunktion von Teamwork ermöglicht es den Benutzern, den Zeitaufwand für Aufgaben oder Projekte zu verfolgen.

4. Budgetierungs-Tools: Teamwork bietet Budgetierungstools, die den Nutzern helfen, ihre Ressourcen effektiver zu verteilen.

5. Umfassende Berichte und Analysen: Teamwork bietet umfassende Berichte und Analysen zur Erledigungsrate von Aufgaben, zur Arbeitsbelastung und zum Projektfortschritt.

6. Automatisierte Fakturierung und Abrechnung: Teamwork automatisiert den Fakturierungsprozess auf der Grundlage der erfassten Zeitnutzungsmetriken, bietet detaillierte Übersichten über den Projektfortschritt und gewährleistet Transparenz bei der Fakturierung.

7. GPS-Tracking-Fähigkeit: Teamwork bietet die Möglichkeit der GPS-Ortung, um die Bewegungen der Mitarbeiter zu verfolgen, wenn sie aus der Ferne oder im Außendienst arbeiten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zeiterfassungssoftware für Projekte erhebliche Vorteile bietet, wenn sie effektiv eingesetzt wird. Sie kann die Produktivität und die Organisation verbessern, indem sie den Fortschritt bei den Aufgaben misst und wertvolle Erkenntnisse für die Ressourcenzuweisung und die Entscheidungsfindung liefert. Ein übermäßiger Einsatz ohne einen strategischen Ansatz kann jedoch zu Mikromanagement und geringerer Motivation der Teammitglieder führen. Trotz potenzieller Nachteile ist die Software zur Zeiterfassung für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und Einblicke in ihre Abläufe gewinnen wollen, bei richtiger Anwendung sehr zu empfehlen.