6 Perangkat Lunak Pelacakan Waktu Manajemen Proyek Terbaik

Mengelola waktu proyek adalah tugas penting bagi organisasi dari semua ukuran. Meskipun manajer sering kali menghargai pemberian jam kerja yang fleksibel kepada anggota tim, akuntabilitas menjadi sangat penting dalam skenario tertentu, terutama dalam proyek yang berorientasi pada tenggat waktu yang bersumber dari kontraktor pihak ketiga. Pada tahap penagihan, kontraktor dan pemangku kepentingan membutuhkan visibilitas ke dalam jam kerja yang ditagih, sehingga ketergantungan pada catatan waktu manual menjadi tugas yang menantang bagi manajer proyek. Pengecekan ulang menjadi penting untuk menghindari kelebihan pembayaran. Untuk merampingkan pemantauan kinerja dan pelacakan jam kerja, manajer sangat disarankan untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu manajemen proyek yang andal. Namun, umpan balik tentang alat ini bervariasi; sementara beberapa manajer menghargai kemampuan untuk memantau jam kerja tim, yang lain melihatnya sebagai manajemen mikro yang berlebihan.

Apa yang Dimaksud dengan Perangkat Lunak Pelacakan Waktu Proyek?

Perangkat lunak pelacakan waktu proyek adalah alat penting bagi manajer proyek, memungkinkan mereka untuk secara akurat memantau dan mengukur waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas atau proyek. Tujuan utamanya adalah menyediakan data yang diperlukan bagi manajer dan anggota tim untuk memantau kemajuan proyek secara efektif dan membuat keputusan yang tepat.

Perangkat lunak ini menawarkan gambaran umum tentang waktu yang diinvestasikan oleh setiap anggota tim dalam sebuah proyek, waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas tertentu, dan mengidentifikasi tugas-tugas yang membutuhkan lebih banyak perhatian. Selain itu, perangkat lunak ini juga membantu dalam mengidentifikasi area yang berkinerja buruk, potensi risiko, dan area yang perlu ditingkatkan. Dengan membandingkan hasil aktual dengan hasil perkiraan, tim dapat menyesuaikan rencana mereka.

Secara keseluruhan, perangkat lunak pelacakan waktu proyek merampingkan operasi dengan menghemat waktu dalam entri data manual dan memberi tim pandangan yang akurat tentang kemajuan mereka dalam proyek atau tugas. Perangkat lunak ini memainkan peran penting dalam memastikan proyek diselesaikan secara efisien, tepat waktu, dan sesuai anggaran, yang pada akhirnya mengarah pada penghematan biaya dalam jangka panjang.

Manfaat Umum Menggunakan Alat Manajemen Waktu Untuk Manajemen Proyek

Menggunakan alat manajemen waktu untuk manajemen proyek menawarkan banyak manfaat yang berkontribusi pada keberhasilan proyek secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa sorotan utama:

1. Visibilitas ke dalam Kemajuan Tugas: Perangkat lunak pelacakan waktu memberi manajer proyek dan pimpinan tim visibilitas yang jelas ke dalam kemajuan setiap tugas. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi tugas atau potensi tugas sebelum tugas tersebut meningkat, sehingga memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan sesuai jadwal.

2. Manajemen Sumber Daya yang Efisien: Alat-alat ini merampingkan manajemen sumber daya dengan menghilangkan kebutuhan untuk melacak setiap tugas secara manual. Manajer proyek dapat dengan mudah mengalokasikan sumber daya berdasarkan data waktu nyata yang dihasilkan oleh perangkat lunak, membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meminimalkan pemborosan.

3. Penentuan Prioritas Tugas: Dengan memanfaatkan data yang disediakan oleh perangkat lunak pelacakan waktu, manajer proyek dapat memprioritaskan tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Hal ini memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya dan sumber daya yang berharga dialokasikan untuk tugas-tugas yang paling penting.

4. Keterlibatan dan Motivasi: Banyak alat manajemen waktu yang menawarkan fitur seperti pengingat dan pemberitahuan otomatis, yang membantu menjaga anggota tim tetap terlibat dan termotivasi selama siklus proyek. Hal ini memastikan bahwa tugas-tugas tetap menjadi prioritas utama bagi seluruh tim, yang mengarah pada eksekusi proyek yang lebih lancar.

Secara keseluruhan, alat manajemen waktu untuk manajemen proyek memainkan peran penting dalam meningkatkan visibilitas tugas, manajemen sumber daya, penentuan prioritas, dan keterlibatan tim, yang pada akhirnya berkontribusi pada keberhasilan penyelesaian proyek.

Sekarang, mari kita pelajari beberapa opsi perangkat lunak pelacakan waktu manajemen proyek terbaik:

1. ChetsCRM

ChetsCRM adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pelacakan waktu yang komprehensif, menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas tim dan efisiensi proyek. ChetsCRM menawarkan alat Manajemen Proyek Agile gratis dengan CRM dan HRM hingga 5 Pengguna. (https://chetscrm.com)

Berikut ini adalah rincian fitur-fitur utama dan manfaat yang terkait:

1. Manajemen Tugas:

Fitur: ChetsCRM memungkinkan pengguna untuk membuat, menetapkan, dan mengelola tugas, lengkap dengan tanggal jatuh tempo, komentar, lampiran, dan pelacakan kemajuan.

Manfaat: Fungsionalitas ini meningkatkan produktivitas dengan memastikan tugas-tugas terorganisir dan selesai tepat waktu. Fitur ini juga memupuk kolaborasi di antara anggota tim, memfasilitasi pelaksanaan proyek yang lebih lancar.

2. Pelacakan Waktu:

Fitur: ChetsCRM menyertakan alat pelacakan waktu yang tangguh, yang memungkinkan pengguna memantau waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek baik melalui pengatur waktu bawaan atau entri manual.

Manfaat: Pelacakan waktu memberikan wawasan yang berharga tentang pemanfaatan sumber daya, membantu pengguna memahami bagaimana waktu dialokasikan di berbagai aktivitas. Alat ini membantu dalam mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memastikan penagihan dan faktur yang akurat, sehingga mendorong transparansi dan akuntabilitas.

3. Manajemen Proyek:

Fitur: ChetsCRM menawarkan fitur manajemen proyek yang komprehensif, termasuk pelacakan proyek, kolaborasi tim, dan bagan Gantt.

Manfaat: Alat-alat ini memfasilitasi manajemen proyek yang efisien dengan menjaga tim tetap terorganisir, melacak kemajuan, dan mengidentifikasi potensi hambatan. Dengan fitur-fitur seperti bagan Gantt, pengguna bisa memvisualisasikan jadwal dan ketergantungan proyek, memastikan proyek selesai sesuai jadwal dan anggaran.

4. Pelaporan:

Fitur: ChetsCRM menyediakan alat pelaporan dan analitik yang kuat, memungkinkan pengguna untuk menganalisis data penyelesaian tugas, pelacakan waktu, dan kemajuan proyek.

Manfaat: Kemampuan pelaporan memberdayakan pengguna untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja proyek, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan melacak produktivitas tim. Dengan membuat keputusan berdasarkan data, tim dapat mengoptimalkan alur kerja dan mencapai hasil proyek yang lebih baik.

5. Alur Kerja Otomatis:

Fitur: ChetsCRM menyederhanakan proses kerja dengan alur kerja otomatis, memungkinkan pengguna untuk mengatur pemicu seperti pengingat tanggal jatuh tempo atau otomatisasi tugas yang berulang.

Manfaat: Alur kerja otomatis menghemat waktu dan tenaga dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, mengurangi intervensi manual, dan meminimalkan risiko kesalahan. Fitur ini meningkatkan efisiensi dan memastikan tugas-tugas diselesaikan secara tepat waktu.

6. Dasbor Khusus:

Fitur: ChetsCRM memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan dasbor pribadi mereka, menyesuaikannya untuk menampilkan konten yang relevan seperti tugas yang diberikan atau kemajuan proyek secara keseluruhan.

Manfaat: Dasbor khusus memberi pengguna tampilan informasi proyek yang dipersonalisasi, sehingga mereka dapat fokus pada prioritas utama dan memantau kemajuan dengan lebih efektif. Fitur ini meningkatkan pengalaman pengguna dan mendorong visibilitas dan transparansi yang lebih besar dalam tim.

2. nTask

nTask menawarkan serangkaian fitur komprehensif yang dirancang untuk menyederhanakan proses manajemen tugas dan proyek, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah ikhtisar dari fungsi-fungsi utamanya:

1. Manajemen Tugas: Pengguna bisa membuat, menetapkan, dan mengelola tugas untuk diri mereka sendiri dan anggota tim mereka di dalam nTask. Mereka bisa mengatur tanggal jatuh tempo, menambahkan komentar dan lampiran, dan melacak kemajuan.

2. Pelacakan Waktu: nTask menyediakan alat pelacakan waktu yang tangguh, yang memungkinkan pengguna untuk memantau waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek menggunakan pengatur waktu bawaan atau entri manual.

3. Manajemen Proyek: nTask menawarkan fitur-fitur manajemen proyek seperti pelacakan proyek, kolaborasi tim, dan bagan Gantt.

4. Pelaporan: nTask menyediakan alat pelaporan dan analisis yang kuat, memungkinkan pengguna untuk melihat dan menganalisis data tentang penyelesaian tugas, pelacakan waktu, dan kemajuan proyek.

5. Integrasi: nTask terintegrasi dengan berbagai alat dan perangkat lunak lain, seperti Slack, Zapier, dan Google Drive, untuk merampingkan alur kerja dan meningkatkan produktivitas.

6. Aplikasi Seluler Khusus: nTask menawarkan aplikasi seluler khusus, yang memungkinkan pengguna untuk melacak waktu dan mengelola tugas di mana saja.

3. ProofHub

ProofHub adalah alat penting bagi manajer proyek dan pemimpin tim yang bertujuan untuk menjaga efisiensi proyek dan memastikan penyelesaian tugas tepat waktu. Mari kita pelajari fitur-fitur dan manfaatnya yang penting, terutama dalam pelacakan waktu dan pemantauan kinerja karyawan:

1. Visibilitas ke dalam Kemajuan Tugas: ProofHub memberi manajer proyek visibilitas waktu nyata ke dalam kemajuan setiap tugas, memungkinkan mereka untuk menilai apakah tugas-tugas tersebut sesuai jadwal atau memerlukan perhatian.

2. Manajemen Sumber Daya: ProofHub menawarkan wawasan tentang alokasi sumber daya, memungkinkan manajer proyek mengalokasikan sumber daya secara efisien dan memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingannya.

3. Pengingat dan Pemberitahuan Otomatis: ProofHub menyertakan fitur-fitur seperti pengingat dan pemberitahuan otomatis untuk menjaga anggota tim tetap terlibat dan termotivasi sepanjang siklus proyek.

4. Kolaborasi yang Mudah: ProofHub memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik melalui peran dan izin khusus, kalender proyek, @mentions dalam komentar, dan log aktivitas.

5. Pelacakan & Perkiraan Waktu: ProofHub memungkinkan pengguna untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan memberikan kejelasan tentang estimasi penyelesaian tugas. Ini juga menawarkan fungsi pelaporan, label, dan pengeditan massal.

6. Manajemen Tugas: ProofHub menawarkan kemampuan manajemen tugas yang kuat, termasuk papan seperti Kanban & Scrum dan pelacakan kemajuan dengan bagan Gantt & tampilan garis waktu acara.

4. Wrike

Wrike menonjol sebagai alat manajemen proyek dan pelacakan waktu yang kuat yang dirancang untuk merampingkan proses manajemen proyek secara efektif. Berikut ini ikhtisar fitur dan manfaat utamanya:

1. Manajemen Proyek yang Efisien: Wrike menyederhanakan pembuatan, pengorganisasian, dan pelacakan proyek, sehingga meningkatkan efektivitas dan efisiensi tim.

2. Kolaborasi Waktu Nyata: Wrike memungkinkan tim untuk berkolaborasi dalam tugas, proyek, dan dokumen secara real time dari mana saja.

3. Pemberitahuan Otomatis: Wrike secara otomatis mengirimkan pemberitahuan dan pengingat email kepada anggota tim tentang tenggat waktu yang akan datang atau tugas yang membutuhkan perhatian mereka.

4. Manajemen Kalender: Fitur kalender terintegrasi Wrike memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan rapat, merencanakan proyek, dan mengalokasikan sumber daya dengan mudah.

5. Izin multi-level: Admin dapat mengatur berbagai tingkat hak akses untuk masing-masing pengguna di Wrike, seperti hanya-baca atau kemampuan pengeditan penuh.

6. Dasbor Khusus: Pengguna dapat menyesuaikan dasbor pribadi mereka di Wrike untuk melihat konten yang relevan, seperti tugas yang diberikan kepada mereka atau kemajuan proyek secara keseluruhan.

7. Manajemen Tugas yang Fleksibel: Wrike menawarkan kemampuan manajemen tugas yang fleksibel, memungkinkan pengguna untuk membuat subtugas/daftar periksa dalam tugas yang ada dan menandai ketergantungan tugas.

5. ClickUp

ClickUp muncul sebagai solusi manajemen proyek dan pelacakan waktu yang tangguh, dilengkapi dengan banyak fitur untuk merampingkan proses manajemen proyek dan meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah ikhtisar fitur dan manfaat utamanya:

1. Manajemen Proyek yang Komprehensif: ClickUp menyederhanakan manajemen proyek dengan menyediakan alat yang mudah digunakan untuk pemantauan tugas, pelacakan progres, dan manajemen tenggat waktu.

2. Kolaborasi Real-time: Fitur kolaborasi ClickUp memungkinkan tim untuk berkomunikasi secara real-time, memfasilitasi kolaborasi yang lancar dan meningkatkan kerja sama tim.

3. Pelacakan Waktu: ClickUp menawarkan kemampuan pelacakan waktu yang kuat, memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mencatat waktu yang dihabiskan untuk tugas, subtugas, dan proyek.

4. Integrasi dengan Clockify: ClickUp terintegrasi dengan Clockify untuk memberikan wawasan tambahan tentang kinerja karyawan dan pemanfaatan sumber daya.

5. Pengingat yang Dapat Disesuaikan: ClickUp memungkinkan pengguna untuk membuat pengingat cerdas untuk mencegah tugas yang belum selesai atau terlambat.

6. Pelaporan Tingkat Lanjut: ClickUp memungkinkan pengguna untuk menarik laporan tingkat lanjut tentang pemanfaatan waktu di berbagai tugas selama periode tertentu.

6. Teamwork

Teamwork menonjol sebagai solusi manajemen proyek dan pelacakan waktu yang komprehensif, menawarkan berbagai fitur untuk membantu manajer proyek dan pemimpin tim secara efektif memantau kemajuan proyek dan melacak waktu. Berikut ini adalah ikhtisar fitur dan manfaat utamanya:

1. Manajemen Tugas yang Intuitif: Fitur manajemen tugas Teamwork memungkinkan pengguna untuk membuat tugas, menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim atau klien, dan menetapkan tenggat waktu.

2. Penjadwalan Proyek yang Efisien: Penjadwalan proyek di Teamwork memungkinkan pengguna untuk menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas dan melacak kemajuan menuju tenggat waktu tersebut.

3. Pelacakan Waktu yang Akurat: Fitur pelacakan waktu Teamwork memungkinkan pengguna untuk melacak jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas atau proyek.

4. Alat Penganggaran: Teamwork menawarkan alat penganggaran untuk membantu pengguna mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif.

5. Pelaporan dan Analisis Komprehensif: Teamwork menyediakan laporan dan analitik yang komprehensif mengenai tingkat penyelesaian tugas, beban kerja, dan kemajuan proyek.

6. Faktur dan Penagihan Otomatis: Teamwork mengotomatiskan proses penagihan berdasarkan metrik penggunaan waktu yang terlacak, memberikan gambaran umum yang mendetail tentang kemajuan proyek dan memastikan transparansi dalam penagihan.

7. Kemampuan Pelacakan GPS: Teamwork menawarkan kemampuan pelacakan GPS untuk melacak pergerakan karyawan ketika bekerja dari jarak jauh atau di lapangan.

Kesimpulannya, perangkat lunak pelacakan waktu proyek menawarkan manfaat yang signifikan jika diimplementasikan secara efektif. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan organisasi dengan mengukur kemajuan tugas, memberikan wawasan yang berharga untuk alokasi sumber daya dan pengambilan keputusan. Namun, penggunaan yang berlebihan tanpa pendekatan strategis dapat menyebabkan manajemen mikro dan menurunkan motivasi di antara anggota tim. Terlepas dari potensi kekurangannya, jika digunakan dengan tepat, perangkat lunak pelacakan waktu proyek sangat direkomendasikan untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan mendapatkan wawasan tentang operasi mereka.