6 Nejlepších Softwarů Pro Sledování času Pro řízení Projektů

Správa času projektů je pro organizace všech velikostí významným úkolem. Zatímco manažeři často oceňují, že členům týmu poskytují flexibilní pracovní dobu, ve specifických scénářích se odpovědnost stává klíčovou, zejména u projektů orientovaných na termíny, které jsou zajišťovány prostřednictvím externích dodavatelů. Ve fázi fakturace dodavatelé a zainteresované strany vyžadují přehled o vyúčtovaných osobohodinách, takže spoléhání se na manuální evidenci pracovní doby je pro projektové manažery náročným úkolem. Dvojí kontrola se stává nezbytnou, aby se zabránilo přeplatkům. Pro zefektivnění sledování výkonu a hodin se manažerům důrazně doporučuje využívat spolehlivý software pro sledování času při řízení projektů. Ohlasy na tyto nástroje se však liší; zatímco někteří manažeři oceňují možnost sledovat hodiny týmu, jiní ji považují za přílišný mikromanagement.

Co je to software pro sledování projektového času?

Software pro sledování projektového času je pro projektové manažery nezbytným nástrojem, který jim umožňuje přesně sledovat a měřit čas strávený na různých úkolech nebo projektech. Jeho hlavním účelem je poskytnout manažerům a členům týmu údaje potřebné k efektivnímu sledování průběhu projektu a k přijímání informovaných rozhodnutí.

Tento software nabízí přehled o čase investovaném jednotlivými členy týmu do projektu, o čase přiděleném na konkrétní úkoly a identifikuje úkoly, které vyžadují větší pozornost. Kromě toho pomáhá identifikovat oblasti s nedostatečným výkonem, potenciální rizika a oblasti pro zlepšení. Porovnáním skutečných výsledků s odhadovanými mohou týmy odpovídajícím způsobem upravit své plány.

Celkově software pro sledování času projektů zefektivňuje činnost tím, že šetří čas při ručním zadávání údajů a poskytuje týmům přesný přehled o jejich postupu na projektech nebo úkolech. Hraje klíčovou roli při zajišťování efektivního dokončení projektů včas a v rámci rozpočtu, což v konečném důsledku vede k dlouhodobým úsporám nákladů.

Obecné výhody používání nástrojů pro řízení času při řízení projektů

Používání nástrojů pro řízení času při řízení projektů nabízí řadu výhod, které přispívají k celkovému úspěchu projektu. Zde je několik hlavních bodů:

1. Přehled o průběhu plnění úkolů: Software pro sledování času poskytuje projektovým manažerům a vedoucím týmů jasný přehled o postupu plnění jednotlivých úkolů. To jim umožňuje identifikovat případné úkoly nebo potenciální potíže dříve, než eskalují, a zajistit tak, aby byly úkoly dokončeny podle plánu.

2. Efektivní správa zdrojů: Tyto nástroje zefektivňují správu zdrojů tím, že eliminují potřebu ručního sledování každého úkolu. Projektoví manažeři mohou snadno přidělovat zdroje na základě dat generovaných softwarem v reálném čase, což pomáhá optimalizovat využití zdrojů a minimalizovat plýtvání.

3. Stanovení priorit úkolů: Díky využití údajů poskytovaných softwarem pro sledování času mohou projektoví manažeři stanovit priority úkolů na základě jejich důležitosti a naléhavosti. Tím je zajištěno, že projekty zůstanou na správné cestě a že cenné zdroje budou přiděleny nejdůležitějším úkolům.

4. Zapojení a motivace: Mnoho nástrojů pro správu času nabízí funkce, jako jsou automatické upomínky a oznámení, které pomáhají udržet členy týmu v angažovanosti a motivaci po celou dobu trvání projektu. To zajišťuje, že úkoly zůstávají hlavní prioritou pro celý tým, což vede k hladšímu průběhu projektu.

Celkově lze říci, že nástroje pro správu času pro řízení projektů hrají zásadní roli při zlepšování přehledu o úkolech, řízení zdrojů, určování priorit a zapojení týmu, což v konečném důsledku přispívá k úspěšnému dokončení projektů.

Pojďme se nyní ponořit do některých z nejlepších možností softwaru pro sledování času pro řízení projektů:

1. ChetsCRM

ChetsCRM je komplexní software pro správu projektů a sledování času, který nabízí řadu funkcí přizpůsobených pro zvýšení produktivity týmu a efektivity projektu. ChetsCRM nabízí bezplatný nástroj pro agilní řízení projektů s CRM a HRM až pro 5 uživatelů. (https://chetscrm.com)

Zde je přehled jeho klíčových funkcí a souvisejících výhod:

1. Správa úkolů:

Funkce: 1: ChetsCRM umožňuje uživatelům vytvářet, přiřazovat a spravovat úkoly, doplněné o termíny plnění, komentáře, přílohy a sledování postupu.

Výhody: ChetsCRMy jsou součástí systému ChetsCRM: Tato funkce zvyšuje produktivitu tím, že zajišťuje organizaci úkolů a jejich včasné dokončení. Podporuje také spolupráci mezi členy týmu, což usnadňuje hladší realizaci projektu.

2. Sledování času:

Funkce: Funkce, která umožňuje sledovat časový plán: ChetsCRM obsahuje robustní nástroje pro sledování času, které uživatelům umožňují sledovat čas strávený na úkolech a projektech buď prostřednictvím vestavěného časovače, nebo ručním zadáváním.

Přínosy: ChetsCRM je schopen pracovat s daty, která jsou v něm obsažena: Sledování času poskytuje cenné informace o využití zdrojů a pomáhá uživatelům pochopit, jak je čas rozdělen mezi různé činnosti. Pomáhá identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a zajišťuje přesné účtování a fakturaci, čímž podporuje transparentnost a odpovědnost.

3. Řízení projektů:

Funkce: 1: ChetsCRM nabízí komplexní funkce pro správu projektů, včetně sledování projektů, týmové spolupráce a Ganttových diagramů.

Přínosy: ChetsCRM nabízí řadu funkcí, jako je např: Tyto nástroje usnadňují efektivní řízení projektů tím, že udržují týmy organizované, sledují pokrok a identifikují potenciální překážky. Pomocí funkcí, jako jsou Ganttovy diagramy, mohou uživatelé vizualizovat časový plán projektu a závislosti, což zajistí, že projekty budou dokončeny podle plánu a v rámci rozpočtu.

4. Reportování:

Funkce: ChetsCRM poskytuje robustní nástroje pro reporting a analýzu, které uživatelům umožňují analyzovat data o plnění úkolů, sledování času a postupu projektu.

Výhody: ChetsCRM je schopen zajistit, aby se v rámci projektu ChetsCRM realizovaly všechny potřebné kroky: Funkce reportingu umožňují uživatelům získat přehled o výkonnosti projektu, identifikovat oblasti pro zlepšení a sledovat produktivitu týmu. Díky rozhodování založenému na datech mohou týmy optimalizovat pracovní postupy a dosáhnout lepších výsledků projektu.

5. Automatizované pracovní postupy:

Funkce: V případě potřeby je možné využít tzv: ChetsCRM zefektivňuje pracovní procesy pomocí automatizovaných pracovních postupů, které uživatelům umožňují nastavit spouštěče, například připomenutí termínů nebo automatizaci opakujících se úkolů.

Výhody: ChetsCRM je schopen zajistit, aby se v případě, že je to možné, používaly i jiné nástroje, než je např: Automatizované pracovní postupy šetří čas a úsilí tím, že automatizují opakující se úlohy, omezují manuální zásahy a minimalizují riziko chyb. Tato funkce zvyšuje efektivitu a zajišťuje včasné dokončení úkolů.

6. Vlastní ovládací panely:

Funkce: Dashboardy jsou určeny pro všechny uživatele, kteří mají zájem o práci s daty, která jsou v daném okamžiku k dispozici: ChetsCRM umožňuje uživatelům přizpůsobit si osobní ovládací panely a přizpůsobit je tak, aby zobrazovaly relevantní obsah, například přidělené úkoly nebo celkový průběh projektu.

Přínosy: ChetsCRM je schopen pracovat s těmito funkcemi: 1: Vlastní dashboardy poskytují uživatelům personalizovaný pohled na informace o projektu, což jim umožňuje soustředit se na klíčové priority a efektivněji sledovat pokrok. Tato funkce zvyšuje uživatelský komfort a podporuje větší přehlednost a transparentnost v rámci týmu.

2. nTask

Aplikace nTask nabízí komplexní sadu funkcí navržených pro zefektivnění procesů správy úkolů a projektů, zlepšení spolupráce a zvýšení produktivity. Zde je přehled jeho klíčových funkcí:

1. Správa úkolů: Uživatelé mohou v rámci nTasku vytvářet, přiřazovat a spravovat úkoly pro sebe i členy svého týmu. Mohou nastavovat termíny plnění, přidávat komentáře a přílohy a sledovat průběh plnění.

2. Sledování času: nTask poskytuje robustní nástroje pro sledování času, které uživatelům umožňují sledovat čas strávený na úkolech a projektech pomocí vestavěného časovače nebo ručního zadávání.

3. Správa projektů: nTask nabízí funkce pro správu projektů, jako je sledování projektů, týmová spolupráce a Ganttovy diagramy.

4. Reportování: nTask poskytuje robustní nástroje pro reportování a analýzu, které uživatelům umožňují prohlížet a analyzovat data o plnění úkolů, sledování času a postupu projektu.

5. Integrace: nTask se integruje s řadou dalších nástrojů a softwaru, jako jsou Slack, Zapier a Google Drive, a zefektivňuje tak pracovní postupy a zvyšuje produktivitu.

6. Speciální mobilní aplikace: nTask nabízí speciální mobilní aplikaci, která uživatelům umožňuje sledovat čas a spravovat úkoly na cestách.

3. ProofHub

ProofHub je důležitý nástroj pro projektové manažery a vedoucí týmů, jejichž cílem je udržet efektivitu projektů a zajistit včasné dokončení úkolů. Pojďme se ponořit do jeho pozoruhodných funkcí a výhod, zejména v oblasti sledování času a monitorování výkonu zaměstnanců:

1. Přehled o průběhu plnění úkolů: ProofHub poskytuje projektovým manažerům přehled o průběhu plnění jednotlivých úkolů v reálném čase, což jim umožňuje posoudit, zda úkoly probíhají podle plánu nebo zda vyžadují pozornost.

2. Řízení zdrojů: ProofHub nabízí přehled o přidělování zdrojů, což umožňuje projektovým manažerům efektivně rozdělovat zdroje a určovat priority úkolů podle jejich důležitosti.

3. Automatizované upomínky a oznámení: ProofHub obsahuje funkce, jako jsou automatické upomínky a oznámení, které udržují členy týmu zapojené a motivované v průběhu celého životního cyklu projektu.

4. Snadná spolupráce: ProofHub usnadňuje lepší spolupráci díky vlastním rolím a oprávněním, projektovým kalendářům, @poznámkám v komentářích a záznamům o činnosti.

5. Sledování času a odhady: ProofHub umožňuje uživatelům sledovat čas strávený na úkolech a poskytuje přehledné odhady dokončení úkolů. Nabízí také funkce reportování, štítků a hromadných úprav.

6. Správa úkolů: ProofHub nabízí robustní funkce správy úkolů, včetně nástěnek jako Kanban a Scrum a sledování postupu pomocí Ganttových grafů a zobrazení časové osy událostí.

4. Wrike

Wrike vyniká jako robustní nástroj pro řízení projektů a sledování času, který je navržen tak, aby efektivně zefektivnil procesy řízení projektů. Zde je přehled jeho klíčových funkcí a výhod:

1. Zjednodušené řízení projektů: Wrike zjednodušuje vytváření, organizaci a sledování projektů, čímž zvyšuje efektivitu a výkonnost týmu.

2. Spolupráce v reálném čase: Wrike umožňuje týmům spolupracovat na úkolech, projektech a dokumentech v reálném čase odkudkoli.

3. Automatizovaná oznámení: Wrike automaticky zasílá členům týmu e-mailová upozornění a upomínky na blížící se termíny nebo úkoly vyžadující jejich pozornost.

4. Správa kalendářů: V případě, že se vám podaří získat více informací, můžete si vyžádat další informace: Integrovaná funkce kalendáře Wrike umožňuje uživatelům bez námahy plánovat schůzky, plánovat projekty a rozdělovat zdroje.

5. Víceúrovňová oprávnění: Správci mohou jednotlivým uživatelům ve Wrike nastavit různé úrovně přístupových práv, například pouze pro čtení nebo s plnými možnostmi úprav.

6. Vlastní ovládací panely: Ve Wrike je možné používat vlastní ovládací panely: Uživatelé si mohou ve Wrike přizpůsobit své osobní ovládací panely a zobrazit si relevantní obsah, například úkoly, které jim byly přiděleny, nebo celkový průběh projektu.

7. Flexibilní správa úkolů: Wrike nabízí flexibilní možnosti správy úkolů, které uživatelům umožňují vytvářet dílčí úkoly/kontrolní seznamy v rámci stávajících úkolů a označovat závislosti úkolů.

5. ClickUp

ClickUp se jeví jako robustní řešení pro správu projektů a sledování času, které je vybaveno množstvím funkcí pro zefektivnění procesů řízení projektů a zvýšení produktivity. Zde je přehled jeho klíčových funkcí a výhod:

1. Komplexní řízení projektů: ClickUp zjednodušuje řízení projektů tím, že poskytuje snadno použitelné nástroje pro sledování úkolů, sledování postupu a správu termínů.

2. Spolupráce v reálném čase: Funkce ClickUp pro spolupráci umožňují týmům komunikovat v reálném čase, což usnadňuje bezúkolovou spolupráci a zlepšuje týmovou práci.

3. Sledování času: ClickUp nabízí robustní funkce sledování času, které uživatelům umožňují snadno zaznamenávat hodiny strávené na úkolech, dílčích úkolech a projektech.

4. Integrace se službou Clockify: V rámci projektu ClickUp můžete využít např: ClickUp se integruje se službou Clockify, která poskytuje další přehled o výkonnosti zaměstnanců a využití zdrojů.

5. Přizpůsobitelné upomínky: V případě, že se vám podaří získat upomínku, můžete si ji přizpůsobit: ClickUp umožňuje uživatelům vytvářet chytré upomínky, které zabrání nedokončeným nebo zpožděným úkolům.

6. Pokročilé reportování: ClickUp je schopen vytvářet přehledy, které se vztahují k jednotlivým úkolům: ClickUp umožňuje uživatelům vytvářet pokročilé přehledy o využití času v různých úkolech za libovolné období.

6. Teamwork

Teamwork vyniká jako komplexní řešení pro správu projektů a sledování času, které nabízí řadu funkcí, jež pomáhají projektovým manažerům a vedoucím týmů efektivně sledovat průběh projektu a sledovat čas. Zde je přehled jeho klíčových funkcí a výhod:

1. Intuitivní správa úkolů: Funkce Teamwork pro správu úkolů umožňuje uživatelům vytvářet úkoly, přiřazovat je členům týmu nebo klientům a nastavovat termíny.

2. Efektivní plánování projektů: Plánování projektů v aplikaci Teamwork umožňuje uživatelům nastavit termíny pro jednotlivé úkoly a sledovat pokrok při plnění těchto termínů.

3. Přesné sledování času: Funkce sledování času v Teamworku umožňuje uživatelům sledovat množství času stráveného na úkolech nebo projektech.

4. Nástroje pro tvorbu rozpočtu: V rámci práce na projektu můžete pracovat na různých projektech, např: Teamwork nabízí nástroje pro rozpočtování, které uživatelům pomáhají efektivněji rozdělovat zdroje.

5. Komplexní reporting a analytika: Teamwork poskytuje komplexní reporty a analýzy o míře dokončení úkolů, pracovní zátěži a průběhu projektu.

6. Automatizovaná fakturace a vyúčtování: Teamwork automatizuje proces fakturace na základě sledovaných ukazatelů využití času, poskytuje podrobný přehled o průběhu projektu a zajišťuje transparentnost fakturace.

7. Možnost sledování pomocí GPS: Teamwork nabízí možnost sledování GPS, které umožňuje sledovat pohyb zaměstnanců při práci na dálku nebo v terénu.

Závěrem lze říci, že software pro sledování projektového času nabízí při efektivní implementaci významné výhody. Může zvýšit produktivitu a organizaci měřením pokroku při plnění úkolů a poskytnout cenné informace pro přidělování zdrojů a rozhodování. Nadměrné používání bez strategického přístupu však může vést k mikromanagementu a snížení motivace členů týmu. Navzdory možným nevýhodám lze při vhodném použití software pro sledování času na projektech vřele doporučit podnikům, které se snaží zvýšit efektivitu a získat přehled o své činnosti.