Os 5 Melhores Softwares De Gestão Do Conhecimento A Procurar Em 2024

Neste artigo, destacamos o melhor software de gestão do conhecimento acessível gratuitamente atualmente. As empresas lidam diariamente com um dilúvio de dados que ultrapassa os gigabytes e terabytes, com estimativas que atingem mais de 2,5 quintilhões de bytes gerados diariamente. A manipulação de dados tão imensos já é suficientemente difícil, quanto mais organizar, partilhar e gerir tudo isto.

Apresentamos o software de gestão do conhecimento

As ferramentas personalizadas de partilha de conhecimentos simplificam o armazenamento, a análise e a divulgação de conhecimentos. A organização dos dados melhora os processos empresariais e informa as estratégias futuras. O software líder de gestão do conhecimento consolida os dados num único centro acessível, permitindo que os membros da equipa tenham acesso em qualquer altura.

A eficácia da gestão do conhecimento cativa as empresas, com 74% a registar aumentos de produtividade de 30-40%. Esta tendência sublinha a crescente atração por estas ferramentas. Quer se trate de uma empresa em fase de arranque ou de uma multinacional, um software de gestão do conhecimento de primeira linha pode elevar a sua empresa a novos patamares. Embora a abundância de opções possa parecer esmagadora, não tenha medo, pois elaborámos uma lista com base numa pesquisa exaustiva.

Vantagens do software de gestão do conhecimento para a sua empresa

Servindo essencialmente como um repositório de conhecimentos, este software aumenta a produtividade da equipa e a rentabilidade da empresa. Os seus benefícios incluem:

• Eficiência de tempo: A simplificação do acesso aos dados poupa tempo valioso aos funcionários.

• Tomada de decisões informada: O aproveitamento de conhecimentos passados informa as decisões futuras.

• Desenvolvimento dos colaboradores: O acesso fácil facilita a aprendizagem e a aplicação.

• Aumento da produtividade: Os dados acessíveis permitem a conclusão eficiente de tarefas.

• Plataforma de dados unificada: A centralização da informação organizacional simplifica a gestão.

• Serviço melhorado: Melhores ferramentas levam a melhores experiências para funcionários e clientes.

• Inovação rápida: Os dados geridos alimentam estratégias criativas e orientadas para o futuro, reforçando a rentabilidade do negócio.

Em suma, estes benefícios contribuem para aumentar a rentabilidade da empresa. Vamos agora aprofundar as melhores opções de software de gestão de dados.

Eis uma lista das melhores ferramentas de software de gestão de dados:

1. ChetsCRM

2. Confluence

3. Document360

4. Bitrix24

5. HubSpot Knowledge Base Software

1. ChetsCRM

Começando com a solução de topo e mais eficaz - ChetsCRM. O ChetsCRM destaca-se como uma ferramenta de gestão de projectos abrangente, integrada com funcionalidades de CRM e HRM e muito mais, satisfazendo um espetro de necessidades de gestão na sua organização.

Com o seu conjunto de múltiplas soluções de gestão, o ChetsCRM facilita a gestão de projectos, tarefas, equipas, salários, vendas e reuniões. Oferece funcionalidades para controlar o tempo, gerir problemas, gerar módulos e avaliar conhecimentos, permitindo aos utilizadores antecipar e enfrentar potenciais desafios.

A plataforma permite a recolha de informações e a criação de fluxos de trabalho para projectos, com opções de personalização que permitem aos utilizadores adaptar o seu painel de controlo às preferências pessoais e aos requisitos da empresa.

Um aspeto particularmente cativante do software é a oportunidade que os potenciais utilizadores têm de fazer uma demonstração através de www.chetscrm.com ou optar por um teste gratuito de um ano para um máximo de cinco utilizadores antes de se comprometerem com uma subscrição.

Principais características:

• Simplifica a organização do fluxo de trabalho, dividindo os projectos em tarefas geríveis

• Atribui tarefas a recursos específicos com prazos designados e datas de início/fim

• Facilita a partilha de documentos, imagens e vídeos entre os membros da equipa

• As opções de personalização suportam o alinhamento da marca no espaço de trabalho

• Utiliza quadros Kanban para representação visual do fluxo de trabalho

• Ferramentas visuais, como gráficos de Gantt e quadros Kanban, ajudam no controlo do desempenho

• O registo de actividades monitoriza o progresso dos membros da equipa

• Permite a definição de prioridades de tarefas e estados personalizáveis para maior clareza organizacional

• Oferece uma funcionalidade de lista de tarefas para uma organização de dados simplificada

• Integra-se com aplicações de terceiros

2. Confluence

A nossa próxima recomendação para a gestão do conhecimento é o Confluence. Este software acumulou uma base de utilizadores de mais de 60.000 clientes em todo o mundo, graças à sua extensa gama de funcionalidades avançadas.

As capacidades eficazes de gestão do conhecimento do Confluence facilitam a colaboração entre equipas e a partilha de informações. A plataforma é baseada na nuvem e está acessível em sistemas Android, iOS, Windows e Linux. Funciona como um hub centralizado onde a informação pode não só ser armazenada, mas também organizada para um acesso fácil por todos os membros da equipa.

Principais características:

• Organiza o conhecimento em páginas e espaços:

• As páginas funcionam como documentos onde os utilizadores podem criar, editar e discutir o seu trabalho.

• Os espaços servem como áreas de armazenamento para páginas relacionadas com projectos.

• A funcionalidade de pesquisa avançada permite uma rápida recuperação das páginas necessárias.

• Oferece mais de 75 modelos personalizáveis para atender a várias necessidades.

• Suporta a edição de documentos em tempo real, com alterações registadas e destacadas para referência.

• Melhora a comunicação e a colaboração da equipa através de comentários na página, imagens, GIFs, etc.

• Envia notificações para alertar os membros da equipa sobre novas atribuições de tarefas ou etiquetas.

• Proporciona controlo sobre as permissões de acesso para gerir a segurança da informação.

3. Document360

O Document360 destaca-se como outra escolha de destaque para o software de gestão do conhecimento. Esta plataforma possui funcionalidades eficientes de colaboração em equipa, juntamente com um editor de texto que permite aos utilizadores acompanhar as alterações e edições.

Uma das características mais distintivas do Document360 é a sua capacidade de criar várias bases de conhecimento internas e externas, permitindo a adição de membros da equipa com diferentes funções. Esta flexibilidade estende-se à criação de bases de dados de conhecimento distintas, adaptadas a projectos específicos.

Com o seu editor Simple Markdown, os recém-chegados podem editar documentos sem esforço utilizando ferramentas técnicas familiares, facilitando uma curva de aprendizagem rápida e uma integração perfeita nos processos de fluxo de trabalho.

A ferramenta de pesquisa baseada em IA do Document360 permite aos clientes encontrar instantaneamente soluções para as suas questões. Para aprofundar as capacidades da ferramenta, os utilizadores podem agendar uma demonstração ou optar por uma avaliação gratuita de 14 dias.

Características principais:

• Portal baseado em conhecimento: Adaptado para escritores, editores e revisores, com um gerente de categoria, análise, editor e muito mais.

• Site baseado em conhecimento: Concebido para clientes e funcionários, facilitando a criação de uma base de dados personalizada com uma página inicial e um domínio específicos.

• Assistente baseado em conhecimento: orientado para produtos SaaS e sítios Web, assegurando uma integração perfeita entre o sítio e a base de dados para uma rápida resolução de questões dos clientes.

• Oferece várias integrações e extensões para operações de fluxo de trabalho optimizadas.

• Permite a conetividade do espaço de trabalho com o Document360 através da API REST, facilitando a escrita e a edição directas na base de dados.

4. Bitrix24

O Bitrix24 surge como uma ferramenta abrangente que engloba várias soluções de gestão para os processos da sua empresa. Sendo um software gratuito de gestão do conhecimento, possui uma série de funcionalidades avançadas destinadas a simplificar o seu fluxo de trabalho e a aumentar a produtividade.

Com mais de 9 milhões de utilizadores em todo o mundo, o Bitrix24 solidificou a sua reputação como uma ferramenta de gestão do conhecimento fiável. Para além de armazenar, gerir e recuperar informações, permite a criação de um diretório de funcionários com dados vitais. O software oferece registo gratuito e um período de teste para os utilizadores.

Principais características:

• Fornece várias bases de conhecimento para diferentes equipas e projectos:

• Base de conhecimentos da empresa (para armazenamento e gestão de dados a nível da organização).

• Base de conhecimentos de grupos de trabalho/projectos (adaptada a equipas ou projectos específicos).

• Utiliza modelos pré-construídos que podem ser personalizados para atender a requisitos específicos.

• Permite o controlo das permissões de acesso para garantir a segurança dos dados.

• Facilita a criação e a personalização de mapas mentais com funcionalidades alargadas, como a criação de tarefas e a atribuição de recursos.

• Suporta a importação e exportação de mapas mentais.

• Oferece 5 GB de espaço de armazenamento gratuito.

• Acessível através das plataformas iOS, Android, MAC ou PC.

• Inclui um chat e um histórico pesquisáveis para uma rápida recuperação de informações.

• Suporta chamadas de áudio, vídeo e videoconferência para melhorar a comunicação.

5. HubSpot Knowledge Base Software

O HubSpot é uma solução completa para as necessidades de gestão do conhecimento. Esta ferramenta permite que os utilizadores personalizem a sua base de conhecimentos, incorporando tópicos e temas frequentemente procurados pelos utilizadores.

Os utilizadores podem criar uma biblioteca de artigos pesquisáveis, acessível aos utilizadores sempre que estes tenham dúvidas. A interface de fácil utilização da plataforma facilita a criação e a utilização rápidas da base de conhecimentos.

Uma caraterística de destaque do HubSpot são as suas capacidades de SEO, que garantem uma maior visibilidade e acessibilidade da biblioteca de conhecimentos.

Principais características:

• Facilita a criação de uma base de conhecimentos centrada no cliente, que inclui artigos úteis.

• As opções de personalização permitem a personalização da base de conhecimentos para se alinhar com a identidade da marca.

• As funcionalidades de SEO optimizam a visibilidade dos artigos, melhorando a classificação nos motores de busca e a capacidade de descoberta.

• Garante uma fácil acessibilidade e capacidade de pesquisa do conhecimento, permitindo que as equipas se concentrem nas suas tarefas.

• O painel de relatórios incorporado fornece dados valiosos para a melhoria da base de conhecimentos.

• A análise de pesquisa ajuda a identificar lacunas de conhecimento, permitindo uma melhoria direccionada dos conteúdos.

Conclusão

Apresentámos uma visão geral aprofundada de algumas das principais opções de software de gestão do conhecimento disponíveis. Cada uma das ferramentas mencionadas está repleta de funcionalidades únicas, concebidas para ajudar a sua empresa a armazenar, organizar, gerir e recuperar conhecimentos.

A criação de uma base de conhecimentos pode simplificar a recolha de informações para os seus funcionários, ao mesmo tempo que oferece uma assistência valiosa aos seus clientes na procura de respostas às suas questões.

A determinação da melhor ferramenta para a sua empresa depende da comparação das características destas opções com os requisitos e o orçamento da sua empresa.

Esperamos que este artigo tenha sido informativo e útil para si.