Топ-5 лучших программ для управления знаниями, на которые стоит обратить внимание в 2024 году

В этой статье мы расскажем о первоклассном программном обеспечении для управления знаниями, доступном сегодня бесплатно. Компании ежедневно сталкиваются с огромным объемом данных, превышающим гигабайты и терабайты, а по оценкам, ежедневно генерируется более 2,5 квинтиллионов байт. Работа с такими огромными данными достаточно сложна, не говоря уже об организации, обмене и управлении ими.

Представляем программное обеспечение для управления знаниями

Специально разработанные инструменты для обмена знаниями упрощают хранение, анализ и распространение знаний. Организация данных способствует совершенствованию бизнес-процессов и формированию будущих стратегий. Ведущее программное обеспечение для управления знаниями консолидирует данные в одном доступном узле, предоставляя членам команды возможность доступа к ним в любое время.

Эффективность управления знаниями привлекает компании: 74 % из них сообщают о повышении производительности на 30-40 %. Эта тенденция подчеркивает растущую привлекательность этих инструментов. Будь то стартап или транснациональная корпорация, первоклассное программное обеспечение для управления знаниями может поднять ваш бизнес на новую высоту. Хотя обилие вариантов может показаться непреодолимым, не бойтесь, ведь мы составили список, основанный на обширном исследовании.

Преимущества программного обеспечения для управления знаниями для вашего бизнеса

По сути служа хранилищем знаний, это программное обеспечение повышает производительность команды и рентабельность бизнеса. К его преимуществам относятся:

• Эффективность использования времени: Упрощение доступа к данным экономит драгоценное время сотрудников.

• Принятие обоснованных решений: Использование прошлых знаний помогает принимать будущие решения.

• Развитие сотрудников: Легкий доступ облегчает обучение и применение знаний.

• Повышение производительности: Доступные данные способствуют эффективному выполнению задач.

• Унифицированная платформа данных: Централизация организационной информации упрощает управление.

• Повышение качества обслуживания: Более совершенные инструменты позволяют повысить качество обслуживания сотрудников и клиентов.

• Быстрые инновации: Управляемые данные стимулируют творческие, перспективные стратегии, повышая рентабельность бизнеса.

В целом все эти преимущества способствуют повышению рентабельности бизнеса. Теперь давайте рассмотрим лучшие варианты программного обеспечения для управления данными.

Вот список лучших программных инструментов для управления данными:

1. ChetsCRM

2. Confluence

3. Document360

4. Bitrix24

5. HubSpot Knowledge Base Software

1. ChetsCRM

Начнем с самого топового и эффективного решения - ChetsCRM. ChetsCRM - это комплексный инструмент управления проектами, интегрированный с CRM, HRM и другими функциями, удовлетворяющий целый спектр управленческих потребностей вашей организации.

Благодаря набору разнообразных управленческих решений ChetsCRM позволяет управлять проектами, задачами, командами, заработной платой, продажами и встречами. Он предлагает функции для отслеживания времени, управления проблемами, генератора модулей и оценки знаний, позволяя пользователям предвидеть и решать потенциальные проблемы.

Платформа позволяет собирать информацию и создавать рабочие процессы для проектов, а возможности настройки позволяют пользователям адаптировать панель управления в соответствии с личными предпочтениями и требованиями бизнеса.

Особенно привлекательным аспектом программного обеспечения является возможность для потенциальных пользователей воспользоваться демо-версией через www.chetscrm.com или выбрать бесплатную годовую пробную версию для пяти пользователей, прежде чем оформить подписку.

Ключевые особенности:

• Упрощает организацию рабочего процесса, разбивая проекты на управляемые задачи

• Назначение задач конкретным ресурсам с указанием сроков и дат начала/окончания

• Облегчает обмен документами, изображениями и видео между членами команды

• Возможности настройки поддерживают согласование брендов в рабочем пространстве

• Использование досок Канбан для визуального представления рабочего процесса

• Визуальные инструменты, такие как диаграммы Ганта и доски Канбан, помогают отслеживать эффективность работы.

• Журнал активности отслеживает прогресс членов команды

• Позволяет определять приоритеты задач и настраивать статусы для организационной ясности

• Предлагает функцию списка дел для упорядоченной организации данных

• Интегрируется с приложениями сторонних разработчиков

2. Confluence

Наша следующая рекомендация по управлению знаниями - Confluence. Это программное обеспечение собрало базу пользователей из более чем 60 000 человек по всему миру благодаря широкому набору дополнительных функций.

Эффективные возможности Confluence по управлению знаниями способствуют бесперебойной совместной работе команды и обмену информацией. Платформа основана на облачных технологиях и доступна для систем Android, iOS, Windows и Linux. Она служит централизованным узлом, где информация может не только храниться, но и организовываться для легкого доступа всех членов команды.

Ключевые особенности:

• Организует знания в виде страниц и пространств:

• Страницы выступают в роли документов, где пользователи могут создавать, редактировать и обсуждать свою работу.

• Пространства служат для хранения страниц, связанных с проектом.

• Расширенная функция поиска позволяет быстро находить нужные страницы.

• Предлагает более 75 настраиваемых шаблонов для удовлетворения различных потребностей.

• Поддерживает редактирование документов в режиме реального времени, изменения отслеживаются и выделяются для справки.

• Улучшает коммуникацию и совместную работу команды благодаря комментариям на странице, изображениям, GIF и т. д.

• Отправка уведомлений о новых заданиях или тегах.

• Обеспечивает контроль над разрешениями доступа для управления информационной безопасностью.

3. Document360

Document360 - еще один яркий выбор программного обеспечения для управления знаниями. Эта платформа может похвастаться эффективными функциями совместной работы в сочетании с текстовым редактором, который позволяет пользователям отслеживать изменения и правки.

Одной из наиболее отличительных особенностей Document360 является возможность создания нескольких внутренних и внешних баз знаний, что позволяет добавлять членов команды с разными ролями. Эта гибкость распространяется и на создание отдельных баз знаний, предназначенных для конкретных проектов.

Благодаря редактору Simple Markdown новички могут легко редактировать документы, используя знакомые технические инструменты, что способствует быстрому обучению и беспрепятственной интеграции в рабочие процессы.

Инструмент поиска Document360, основанный на искусственном интеллекте, позволяет клиентам мгновенно находить решения по своим запросам. Чтобы глубже изучить возможности инструмента, пользователи могут записаться на демонстрацию или выбрать 14-дневную бесплатную пробную версию.

Ключевые особенности:

• Портал, основанный на знаниях: Предназначен для писателей, редакторов и рецензентов и включает в себя менеджер категорий, аналитику, редактор и многое другое.

• Сайт знаний: Предназначен для клиентов и сотрудников, позволяет создать индивидуальную базу данных с определенной домашней страницей и доменом.

• Knowledge Based Assistant: предназначен для SaaS-продуктов и веб-сайтов, обеспечивая бесшовную интеграцию между сайтом и базой данных для быстрого решения вопросов клиентов.

• Предлагает множество интеграций и расширений для оптимизации рабочего процесса.

• Обеспечивает связь рабочего пространства с Document360 через REST API, облегчая непосредственное написание и редактирование в базе данных.

4. Bitrix24

Bitrix24 - это комплексный инструмент, включающий в себя различные решения для управления процессами вашей компании. Будучи бесплатным программным обеспечением для управления знаниями, он может похвастаться множеством передовых функций, направленных на оптимизацию рабочего процесса и повышение производительности.

Имея более 9 миллионов пользователей по всему миру, "Bitrix24" укрепил свою репутацию надежного инструмента управления знаниями. Помимо хранения, управления и поиска информации, он позволяет создавать каталог сотрудников, содержащий важные данные. Программное обеспечение предлагает пользователям бесплатную регистрацию и пробный период.

Ключевые особенности:

• Предоставляет несколько баз знаний для различных команд и проектов:

• База знаний компании (для хранения и управления данными в масштабах всей организации).

• База знаний рабочей группы/проекта (предназначена для конкретных команд или проектов).

• Используются готовые шаблоны, которые можно настроить в соответствии с конкретными требованиями.

• Обеспечивает контроль над разрешениями доступа для обеспечения безопасности данных.

• Облегчает создание и настройку интеллектуальных карт с помощью расширенных функций, таких как создание задач и назначение ресурсов.

• Поддерживает импорт и экспорт ментальных карт.

• Предоставляет 5 ГБ бесплатного пространства для хранения данных.

• Доступ через платформы iOS, Android, MAC или ПК.

• Чат и история с возможностью поиска для быстрого получения информации.

• Поддерживает аудио-, видео- и видеоконференции для улучшения коммуникации.

5. HubSpot Knowledge Base Software

HubSpot - это комплексное решение для управления знаниями. Этот инструмент позволяет пользователям настраивать свою базу знаний, включая в нее темы и вопросы, часто запрашиваемые пользователями.

Пользователи могут создать библиотеку статей с возможностью поиска, доступную для пользователей в любой момент, когда у них возникают вопросы. Удобный интерфейс платформы способствует быстрому созданию и использованию базы знаний.

Отличительной особенностью HubSpot являются ее SEO-возможности, обеспечивающие повышенную видимость и доступность библиотеки знаний.

Ключевые особенности:

• Позволяет создать базу знаний, ориентированную на клиента и содержащую полезные статьи.

• Возможности настройки позволяют персонализировать базу знаний в соответствии с фирменным стилем.

• SEO-функции оптимизируют видимость статей, повышая рейтинг в поисковых системах и удобство поиска.

• Обеспечивается легкий доступ к знаниям и возможность их поиска, что позволяет командам сосредоточиться на своих задачах.

• Встроенная панель отчетов предоставляет ценные данные для улучшения базы знаний.

• Поисковая аналитика помогает выявить пробелы в знаниях, что позволяет целенаправленно улучшать контент.

Заключение

Мы представили подробный обзор некоторых лучших программных продуктов для управления знаниями. Каждый из упомянутых инструментов оснащен уникальными функциями, призванными помочь вашей компании в хранении, организации, управлении и извлечении знаний.

Создание базы знаний может упростить сбор информации для ваших сотрудников и одновременно оказать ценную помощь вашим клиентам в поиске ответов на их вопросы.

Выбор лучшего инструмента для вашей компании зависит от сопоставления характеристик этих вариантов с требованиями и бюджетом вашей компании.

Мы надеемся, что эта статья была информативной и полезной для вас.