8 Biểu đồ Quản Lý Dự án Hàng đầu Sẽ Sử Dụng Vào Năm 2024

Nếu bạn đam mê quản lý dự án, bạn có thể nhận thấy sự thiếu nhạy bén về mặt hình ảnh trong vô số nhiệm vụ và quy trình liên quan. Vào năm 2024, sức hấp dẫn về mặt thị giác chiếm ưu thế. Nó không chỉ phục vụ cho khoảng thời gian tập trung chú ý ngắn hạn của chúng tôi mà còn đẩy nhanh quá trình bắt đầu dự án. Cũng giống như trong các nhiệm vụ cá nhân, sự hấp dẫn về mặt hình ảnh có ảnh hưởng lớn trong lĩnh vực chuyên môn; không có nó, nguy cơ bị từ chối sẽ rất lớn.

Đây là lúc các biểu đồ quản lý dự án phát huy tác dụng. Chúng cung cấp phương tiện trực quan quyến rũ để giới thiệu tác phẩm của bạn, biến ngay cả những bài thuyết trình buồn tẻ nhất thành những cảnh tượng hấp dẫn. Ngoài tính thẩm mỹ, những biểu đồ này còn phục vụ một mục đích quan trọng: chia nhỏ dữ liệu dự án phức tạp thành các phần dễ hiểu, đảm bảo mọi người tham gia đều có đủ thông tin và phù hợp.

Tuy nhiên, giữa vô số ứng dụng và công cụ trong quản lý dự án, việc lựa chọn biểu đồ phù hợp có thể là điều khó khăn. Có rất nhiều tùy chọn và được điều chỉnh cho phù hợp với các loại dự án khác nhau, rất nhiều.

Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào tám biểu đồ quản lý dự án hàng đầu cho năm 2024. Mục đích của chúng tôi là đảm bảo quá trình phát triển dự án của bạn được ghi lại và quản lý kỹ lưỡng, không có chỗ cho sự mơ hồ.

Vì vậy, hãy bắt đầu từ đầu và khám phá những gì biểu đồ quản lý dự án đòi hỏi.

Biểu đồ quản lý dự án

Biểu đồ quản lý dự án đóng vai trò mô tả trực quan các nhiệm vụ và quy trình đang được thực hiện hoặc lên kế hoạch cho tương lai trong chu trình phát triển dự án. Ngoài việc nêu chi tiết các nhiệm vụ và quy trình, dữ liệu này có thể bao gồm dòng thời gian của các sự kiện dự án, rất quan trọng để duy trì sự mạch lạc. Mặc dù MS Excel hoặc PowerPoint có vẻ là những lựa chọn khả thi nhưng chúng thiếu khả năng hiển thị vốn có trong biểu đồ. Cách trình bày trực quan này hợp lý hóa việc truy xuất dữ liệu, giúp người dùng không phải sàng lọc nhiều lần các tài liệu phức tạp. Biểu đồ quản lý dự án mang lại một số lợi ích:

• Tạo điều kiện phân bổ nguồn lực để ngăn chặn việc phân bổ quá mức hoặc dưới mức.

• Hợp lý hóa việc phân tích quan trọng của dữ liệu lập kế hoạch dự án, loại bỏ nhu cầu điều hướng các tập dữ liệu lớn.

• Tăng cường giao tiếp nhóm dự án, thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn và khả năng tiếp cận thông tin dự án.

• Cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tiến độ dự án và nhiệm vụ hiện tại.

Như đã nói, chúng ta hãy đi sâu vào các biểu đồ quản lý dự án này ngay lập tức.

Biểu đồ lúc 8 giờ tối sẽ được sử dụng vào năm 2024

Dưới đây là danh sách tất cả các biểu đồ mà chúng ta sẽ nói đến trong bài viết này.

• Biểu đồ Gantt

• Biểu đồ cột

• Cấu trúc phân chia công việc

• Ma trận phân tích các bên liên quan

• Dòng thời gian dự án

• Biểu đồ dòng tích lũy

• Biểu đồ Pareto

• Biểu đồ tròn

Chúng ta hãy xem xét chi tiết tất cả các biểu đồ quản lý dự án và tìm hiểu mức độ hiệu quả cũng như tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp của bạn.

1. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt nổi bật là một trong những biểu đồ hấp dẫn nhất về mặt hình ảnh mà chúng tôi sẽ đề cập ở đây. Chúng cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan toàn diện về tất cả các nhiệm vụ và quy trình dự kiến thực hiện trong một khung thời gian xác định. Điểm nổi bật chính của các biểu đồ quản lý dự án đáng chú ý này bao gồm:

• Xác định những người được giao nhiệm vụ dự án tham gia vào quá trình phát triển dự án.

• Chỉ dẫn rõ ràng về ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ, đảm bảo có đủ thông tin về tiến trình nhiệm vụ.

• Quản lý các phần phụ thuộc của nhiệm vụ để đảm bảo luồng nhiệm vụ trôi chảy mà không bị tắc nghẽn.

• Trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ trong dự án.

• Trình bày toàn bộ dòng thời gian của dự án, cho phép các bên liên quan theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và quy trình.

• Phân bổ nguồn lực cho từng nhiệm vụ dự án.

Sự phụ thuộc của nhiệm vụ đề cập đến mối quan hệ giữa hai nhiệm vụ trong đó một nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ tiếp theo có thể bắt đầu. Thời lượng nhiệm vụ biểu thị thời gian được phân bổ hoặc yêu cầu để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính xác, ngăn chặn tình trạng làm việc quá sức của tài nguyên.

Đối với những người quan tâm đến việc khám phá sâu hơn về biểu đồ Gantt và thử nghiệm các yếu tố phụ thuộc và thời lượng của nhiệm vụ, hãy cân nhắc sử dụng ChetsCRM. Đây là một phần mềm quản lý dự án đặc biệt tích hợp liền mạch biểu đồ quản lý dự án ấn tượng này vào nền tảng của nó.

2. Biểu đồ thanh

Biểu đồ thanh về cơ bản là một biểu diễn đồ họa có các thanh hình chữ nhật. Chiều dài và chiều cao của các thanh này tương ứng với tần số và giá trị mà chúng thể hiện trong bối cảnh dự án. Biểu đồ thanh phục vụ một số mục đích:

• Minh họa các con số tương đối giữa các danh mục khác nhau phù hợp với quá trình phát triển dự án.

• Mô tả từng danh mục dữ liệu cùng với phân bố tần suất cụ thể của nó.

• Cung cấp sự trình bày chính xác hơn về xu hướng dữ liệu, dựa trên tính chất dựa trên tần số của nó.

3. Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ quản lý dự án đặc biệt giúp tổ chức toàn bộ quá trình phát triển dự án thành một cấu trúc nhiệm vụ giống như cây phân cấp. Điều này tạo điều kiện dễ dàng tổ chức, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ. Biểu đồ đáng chú ý này hỗ trợ việc chia nhỏ toàn bộ dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các thành phần này phục vụ các mục đích khác nhau:

• Phân công các nhiệm vụ khác nhau cho các thành viên trong nhóm phát triển dự án.

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn và phạm vi có thể ảnh hưởng đến dự án và quá trình phát triển của nó.

• Tổ chức tất cả các nhiệm vụ và quy trình liên quan đến phát triển dự án.

• Phân bổ các nguồn lực liên quan đến dự án một cách có cấu trúc.

4. Ma trận phân tích các bên liên quan

Ma trận phân tích các bên liên quan đóng vai trò như một công cụ quản lý dự án đáng chú ý, cho phép dễ dàng hình dung tất cả các bên liên quan và sự tham gia của họ vào quá trình phát triển dự án. Dưới đây là một số chức năng được hỗ trợ bởi công cụ quản lý dự án này:

• Phát hiện các rủi ro tiềm ẩn khác nhau và phạm vi phạm vi có thể cản trở quá trình phát triển của dự án.

• Sử dụng biểu đồ để xác định tất cả các bên liên quan bất lợi có liên quan đến dự án và đánh giá rủi ro mà họ gây ra cho quá trình phát triển dự án.

• Xác định lợi ích của mỗi bên liên quan đến dự án.

5. Tiến độ dự án

Biểu đồ dòng thời gian của dự án về cơ bản là sự mô tả trực quan về các mục tiêu và cột mốc quan trọng do quản lý cấp trên hoặc nhóm quản lý dự án thiết lập cho dự án. Biểu đồ này cung cấp một số lợi ích:

• Xác định những chậm trễ tiềm ẩn có thể cản trở quá trình phát triển dự án.

• Giám sát toàn bộ thời gian của dự án từ đầu đến cuối.

• Theo dõi tiến độ của cả dự án và nhiệm vụ cá nhân.

6. Biểu đồ dòng tích lũy

Biểu đồ luồng tích lũy chứng tỏ rất có lợi cho các phương pháp quản lý dự án Agile và Kanban. Về cơ bản, người quản lý dự án sử dụng biểu đồ này để trực quan hóa tiến trình của các nhiệm vụ trong quá trình phát triển dự án và xác định những trở ngại tiềm ẩn. Hơn nữa, công cụ quản lý dự án này có thể được sử dụng để:

• Giám sát tổng số hạng mục tồn đọng trong Kế hoạch phát triển dự án (PDP).

• Xác định các điểm nghẽn liên quan đến quy trình.

• Theo dõi tiến độ chung của dự án.

• Giám sát tiến độ của tất cả các lần chạy nước rút xảy ra trong quá trình phát triển dự án.

7. Biểu đồ Pareto

Biểu đồ quản lý dự án này mô tả số lượng và tần suất lỗi tích lũy có trong sản phẩm hoặc quá trình phát triển dự án, bao gồm mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng của dự án. Bạn có thể sử dụng biểu đồ đặc biệt này để:

• Xác định nguyên nhân chính của nhiệm vụ.

• Nhanh chóng hình dung tất cả các nhiệm vụ và nguyên nhân cơ bản của chúng.

8. Biểu đồ hình tròn

Cuối cùng, chúng ta có biểu đồ Pie. Công cụ quản lý dự án này phân chia các danh mục dữ liệu khác nhau liên quan đến quy trình quản lý dự án thành các phần, mỗi phần có đặc điểm nhận dạng riêng biệt.

Độ dài của mỗi cung trong biểu đồ hình tròn tương ứng với lượng thông tin mà nó thể hiện về dự án.

Phần kết luận

Tóm lại, đây là những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về các biểu đồ quản lý dự án tốt nhất hiện có để sử dụng ngay. Như đã đề cập trước đó, có nhiều phương pháp khác để trực quan hóa dữ liệu quá trình phát triển dự án của bạn, những phương pháp này có thể phù hợp hơn với nhu cầu và sở thích cụ thể của bạn.