8 Nejlepších Grafů Pro řízení Projektů, Které Se Budou Používat V Roce 2024

Pokud jste se ponořili do řízení projektů, pravděpodobně jste si všimli nedostatku vizuálního vkusu v nesčetných úkolech a procesech. V roce 2024 vládne vizuální přitažlivost. Nejenže vychází vstříc naší kolektivní krátké pozornosti, ale také urychluje zahájení projektu. Stejně jako v osobních záležitostech má vizuální přitažlivost navrch i v profesní sféře; bez ní hrozí velké riziko odmítnutí.

Zde nastupují grafy pro řízení projektů. Nabízejí poutavý vizuální prostředek k prezentaci vaší práce, který i ty nejnudnější prezentace promění v poutavou podívanou. Kromě estetického hlediska slouží tyto grafy k důležitému účelu: rozdělují složité údaje o projektu do snadno stravitelných částí a zajišťují, že všichni zúčastnění jsou dobře informováni a sladěni.

Přesto může být výběr správných grafů mezi nesčetnými aplikacemi a nástroji pro řízení projektů ohromující. Možností je mnoho a jsou přizpůsobeny různým typům projektů, kterých je mnoho.

Proto se v tomto článku ponoříme do osmi špičkových grafů pro řízení projektů pro rok 2024. Naším cílem je zajistit, aby byl váš proces vývoje projektu důkladně zdokumentován a řízen a nezůstal žádný prostor pro nejasnosti.

Začněme tedy od začátku a prozkoumejme, co grafy řízení projektů obnášejí.

Grafy řízení projektů

Diagram řízení projektu slouží jako vizuální znázornění probíhajících nebo do budoucna plánovaných úkolů a procesů v rámci vývojového cyklu projektu. Kromě podrobného popisu úkolů a procesů mohou tyto údaje zahrnovat i časovou osu událostí projektu, která je klíčová pro udržení provázanosti. I když se MS Excel nebo PowerPoint mohou zdát jako vhodné možnosti, postrádají vizualizační možnosti, které jsou vlastní grafům. Tato vizuální reprezentace zefektivňuje vyhledávání dat a ušetří uživatele opakovaného procházení rozsáhlých dokumentů. Grafy pro řízení projektů nabízejí několik výhod:

• Usnadnění přidělování zdrojů, aby se zabránilo jejich nadměrnému nebo nedostatečnému přidělování.

• Zjednodušení kritické analýzy dat pro plánování projektů, protože odpadá nutnost procházet rozsáhlé soubory dat.

• Zlepšení komunikace v projektovém týmu, podpora hlubšího porozumění a dostupnosti informací o projektu.

• Poskytnutí rychlého přehledu o aktuálním průběhu projektu a úkolů.

S ohledem na výše uvedené se pojďme neprodleně ponořit do těchto grafů projektového řízení.

8 PM grafů, které využijete v roce 2024

Zde je seznam všech grafů, o kterých budeme v tomto článku hovořit.

• Ganttův diagram

• Sloupcový graf

• Struktura rozdělení prací

• Matice analýzy zúčastněných stran

• Časová osa projektu

• Kumulativní vývojový diagram

• Paretův diagram

• Koláčový diagram

Podívejme se podrobně na všechny grafy projektového řízení a zjistěme, jak jsou efektivní a jak důležité mohou být pro vaše podnikání.

1. Ganttův diagram

Ganttovy grafy vynikají jako jedny z vizuálně nejpoutavějších grafů, kterými se zde budeme zabývat. Nabízejí ucelený vizuální přehled všech úkolů a procesů určených k provedení ve stanoveném časovém rámci. Mezi hlavní přednosti těchto pozoruhodných grafů pro řízení projektů patří:

• Identifikace zadavatelů projektových úkolů zapojených do procesu vývoje projektu.

• Jasné uvedení počátečních a konečných termínů pro každý úkol, což zajišťuje dostatek informací o časovém harmonogramu úkolů.

• Řízení závislostí úkolů pro zajištění plynulého toku úkolů bez úzkých míst.

• Vizualizace všech úkolů v rámci projektu.

• Prezentace celé časové osy projektu, která umožňuje zúčastněným stranám sledovat plnění úkolů a procesů.

• Přidělování zdrojů pro jednotlivé úkoly projektu.

Závislost úkolů označuje vztah mezi dvěma úkoly, kdy jeden úkol musí být dokončen, než může začít další. Doba trvání úkolů označuje čas přidělený nebo potřebný k zajištění přesného dokončení úkolů, čímž se předchází přetížení zdrojů.

Zájemci o další zkoumání Ganttova diagramu a experimentování se závislostmi úkolů a dobami trvání mohou zvážit možnost vyzkoušet aplikaci ChetsCRM. Jedná se o výjimečný software pro správu projektů, který tento působivý diagram řízení projektů bez úkolů integruje do své platformy.

2. Sloupcový diagram

Sloupcový graf je v podstatě grafické znázornění obsahující obdélníkové sloupce. Délky a výšky těchto sloupců odpovídají úměrně četnostem a hodnotám, které v rámci projektu představují. Sloupcový graf slouží k několika účelům:

• Znázornění relativních počtů v různých kategoriích relevantních pro proces vývoje projektu.

• Zobrazení každé kategorie dat spolu s jejím specifickým rozdělením četností.

• Poskytnutí přesnějšího znázornění datových trendů vzhledem k jeho frekvenční povaze.

3. Struktury rozdělení práce

Struktura rozdělení prací (Work Breakdown Structure, WBS) je výjimečný nástroj řízení projektů, který organizuje celý proces vývoje projektu do hierarchické stromové struktury úkolů. To usnadňuje organizaci, řízení a provádění úkolů. Tento pozoruhodný diagram pomáhá rozdělit celý projekt na menší, zvládnutelné součásti. Tyto komponenty slouží k různým účelům:

• Přiřazení různých úkolů členům vývojového týmu projektu.

• Identifikace potenciálních rizik a plíživých změn rozsahu, které mohou ovlivnit projekt a jeho vývojový proces.

• Organizace všech úkolů a procesů zapojených do vývoje projektu.

• Přidělování zdrojů spojených s projektem strukturovaným způsobem.

4. Matice analýzy zainteresovaných stran

Matice analýzy zainteresovaných stran slouží jako pozoruhodný nástroj řízení projektu, který umožňuje snadnou vizualizaci všech zainteresovaných stran a jejich zapojení do procesu vývoje projektu. Zde je uvedeno několik funkcí, které tento nástroj projektového řízení usnadňuje:

• Odhalení různých potenciálních rizik a plíživých změn rozsahu, které by mohly bránit procesu vývoje projektu.

• Využití grafu k určení všech nepříznivých zúčastněných stran spojených s projektem a posouzení rizik, která představují pro vývoj projektu.

• Identifikace zájmů, které mají jednotlivé zainteresované strany spojené s projektem.

5. Časový plán projektu

Schéma časového plánu projektu je v podstatě vizuálním znázorněním cílů a milníků stanovených vrcholovým vedením nebo týmem pro řízení projektu. Tento diagram poskytuje několik výhod:

• Identifikace potenciálních zpoždění, která mohou bránit procesu vývoje projektu.

• Sledování celkové doby trvání projektu od začátku do konce.

• Sledování postupu projektu i jednotlivých úkolů.

6. Kumulativní vývojový diagram

Kumulativní vývojový diagram se ukazuje jako velmi výhodný pro agilní a kanbanové metodiky řízení projektů. Projektoví manažeři v podstatě využívají tento diagram k vizualizaci postupu úkolů v rámci procesu vývoje projektu a k identifikaci potenciálních překážek. Kromě toho lze tento nástroj projektového řízení využít k:

• sledovat celkový počet nevyřízených položek v rámci plánu vývoje projektu (PDP).

• Identifikovat úzká místa spojená s procesem.

• Sledovat celkový průběh projektu.

• Sledovat průběh všech sprintů probíhajících v rámci procesu vývoje projektu.

7. Paretův diagram

Tento graf projektového řízení zobrazuje kumulativní počet a četnost vad přítomných v produktu nebo v procesu vývoje projektu a zahrnuje všechny faktory, které mohou ohrozit kvalitu projektu. Tento výjimečný graf můžete využít k:

• Určit primární příčinu úkolů.

• Rychle vizualizovat všechny úkoly a jejich základní příčiny.

8. Koláčový graf

Nakonec tu máme koláčový graf. Tento nástroj pro řízení projektů rozděluje různé kategorie údajů týkajících se procesu řízení projektů na dílky, z nichž každý má svou odlišnou identitu.

Délka oblouku každého plátku v koláčovém grafu odpovídá množství informací týkajících se projektu, které představuje.

Závěr

Závěrem lze říci, že toto byl náš nejlepší výběr nejlepších grafů pro řízení projektů, které jsou k dispozici k okamžitému použití. Jak již bylo zmíněno, existuje řada dalších metod vizualizace dat o procesu vývoje projektu, které mohou lépe vyhovovat vašim konkrétním potřebám a preferencím.